Wahrscheinlich würde es reichen, wenn man gemeinsam an einem Google doc arbeiten würde. Das hätte den Vorteil, dass gleich jeder mitmachen kann und eben kein googlewave-Konto braucht. Eine Registrierungs- und Anmeldehürde weniger. Ich benutze Google docs derzeit nur für die Excel-Variante, aber wenn Google doc auch einen Überarbeitungsmodus hat – so wie in Microsoft Word bekannt – dann könnte man das glatt mal probieren. Dann könnte ich mit meinen Kunden ganz konkret am Text arbeiten. Das ginge auch mit Zoho und auch mit Buzzword von Adobe. Gibt es das eigentlich noch?

Jetzt stellt sich die Frage, wozu ich googlewave sonst noch einsetzen könnte. Es ist gut für des gemeinsame Brainstorming, wenn alle Teammitglieder nicht nur die Gedanken in eine wave packen, sondern im nächsten Schritt auch strukturiert arbeiten können. Dann ist die wave unschlagbar und man könnte sich sehr viele Briefing-E-Mails sparen, bzw. Kommentare in der wave unterbringen. Was googlewave auch nach vorne bringen könnte wäre eine weitere Öffnung. Wenn ich eine wave so wie bei Google docs für nicht-Googler mit einer geheimen URL freischalten könnte, dann würde ich viele Wellen anstoßen. So starte ich immer mal wieder eine Welle, um Notizen zu sammeln. Das mache ich aber immer noch lieber direkt auf meinem Computer, entweder per Notizbuchfunktion in Devonthink oder in Form einer Aufgabe in Things. Ich überlege immer mal wieder Evernote mehr zu nutzen, aber da bei mir alles in Devonthink läuft, will ich nicht so viele künstliche Systeme einsetzen.

In den nächsten Wochen werde ich also mal probieren, für die Kommunikation mit meinen Kunden Google docs einzusetzen. Klar, ich prüfe ab, ob die das überhaupt wollen. Und wenn Google docs keinen transparenten Überarbeitungsmodus hat, dann kann man das sofort vergessen. Aber ich habe mir für die nächsten Monate auch vorgenommen, das Thema „Ökologie und Effizienz am Arbeitsplatz” anzugehen. Was kann ich in meinem Flow und im Umgang mit meinen Kunden verbessern, um Ressourcen und Zeit zu sparen, damit aber mindestens die selbe hohe Qualität zu bieten? Bedeutet das mehr telefonieren, weniger fahren? Wann muss man sich wirklich zusammensetzen, wann reicht ein Telefonat?

Und: Wie kann man so effizient zusammenarbeiten, dass der Kunde immer im Bilde ist und an jeder Stelle mitmachen kann, wenn er will? Da denke ich auch über ein Teamtwitter oder einen geschützten gemeinsamen Bereich auf meinem Server nach, auf dem man alles zum Projekt und die aktuellen Dateien findet. Das könnte eine Sammlung sein, es könnte aber auch eine googlewave sein. Obwohl, wenn selbst meine Techie-Freunde das noch nicht verstanden haben, wie soll ich es meinen Kunden erklären. Googlewave ist anscheinend noch zu frisch.

Viele E-Mails, die ich so tagtäglich schicke sind Status-E-Mails. Darin steht meistens das Gleiche: Ich bin fertig damit, hier habe ich noch eine Frage, das muss noch von jemand anderem gemacht werden. Dabei geht es immer um Aufgaben. Das müsste man doch auch zentral ablegen und aktualisieren können. Vielleicht mit dem Web-modul von Merlin? Oder in einem Google doc? Der Vorteil von E-Mail ist halt noch immer der „Push”. Da wäre beispielsweise Google Buzz ganz gut. Da kann ich ja Gruppen anlegen und private Einträge machen. Das setzt voraus, dass meine Kunden Buzz haben. Und auch da sehe ich schwarz, denn erstaunlich viele meiner Kollegen haben twitter immer noch nicht verstanden. Oder sind meine Freunde einfach zu alt? Oder bin ich etwa zu alt?

Wenn Sie also zufällig über diesen Eintrag stolpern. Welche Erfahrungen haben Sie denn gemacht, wie kann man die Kommunikation per E-Mail mit Hunderten von cc:s verschlanken, dass alles an einem Platz ist? Ich werde mir natürlich weiter Gedanken machen und weiter ausprobieren. Hin und wieder schreibe ich dann über die Zwischenergebnisse hier in diesem Blog.

1. googlemail – hier kommt alles rein und raus: Seit einer Weile pflege ich mein gmail ganz brav. Am Ende des Tages ist die Inbox immer leer, weil ich unwichtige E-Mails sofort lösche, kurze E-Mails sofort beantworte (wenn es in 2 Minuten geht) oder ansonsten in meinen “Beantworten”-Ordner verschiebe und später rangehe.
2. things – mein zweites Gehirn: Ergeben sich in den E-Mails ToDos für mich, gebe ich das sofort per Shortcut an things und archiviere die E-Mail oder schiebe sie auch in den “Beantworten”-Ordner in googlemails. Manchmal kopiere ich mir auch auch noch den Inhalt der E-Mail in things. Sind Dokumente angehängt, speichere ich die Dokumente in meinen “Eingang”-Ordner auf der Festplatte.
3. Devonthink – Sammelstelle für Dokumente: Hier sammle ich eigentlich alle wichtigen Dokumente. Ich habe zwei Datenbanken: eine Datenbank für Referenzmaterialien und eine für mein Unternehmen. Alle Dateien, die ich von googlemail in meinen “Eingang”-Ordner auf der Festplatte gespeichert habe, ziehe ich sofort in den Devonthink-Eingangsordner. Die Dokumente bearbeite ich dann entweder in Devonthink weiter oder ich öffne das Dokument in Pages. Bearbeitete Dokumente, neue Versionen speichere ich in der “Outbox” auf meiner Festplatte. Von dort verschicke ich die Dokumente. Am Ende des Tages verschiebe ich alle Dokumente der Outbox in mein Devonthink und lösche die alten Versionen (denn die brauche ich in 95% der Fälle nicht mehr – und selbst, wenn, die Dateien liegen ja noch irgendwo im googlemail).
4. Finger weg von den E-Mails – loslassen und arbeiten: Jetzt schaue ich für einige Stunden nicht mehr in googlemail rein. Das ist wichtig, denn sonst bekomme ich meine Arbeit nicht geschafft. In der Regel öffne ich mein googlemail nur etwa 4 Mal pro Tag: morgens, dann um 10 Uhr, 13 Uhr, 17:00 – dann räume ich meinen Eingangsordner auf (starte also wieder mit Schritt 1). Klar, E-Mails verschicke ich den ganzen Tag über, dann aber mit dem Apple Mail, das so eingestellt ist, dass es nur E-Mails verschickt, aber nicht nach neuen E-Mails prüft.

Den ganzen Tag über arbeite ich also meine “nächsten Schritte” ab, meistens gebündelt nach Projekten. Wobei ich mir pro Tag drei Aufgaben aufschreibe, die ich bis zum Ende des Tages unbedingt schaffen will, ganz unabhängig von den Deadlines, die ich bekomme oder die ich mir selbst auferlege. Meine verbrachte Zeit tracke ich mit TimeLog, das zusammen mit GrandTotal eine Supererleichterung für meine Rechnungsstellung ist. Eine sehr empfehlenswerte Kombination.