Ich arbeite zunehmend mit der Projektmanagementsoftware Merlin (und ja: ich arbeite auf einem mac, also stelle ich hier auch nur mac-Software vor..) und da stellte sich schnell die Frage, wie ich denn meine erfassten Projektaufgaben in Merlin importiere und dann vielleicht daraus mit GrandTotal ein schön übersichtliches Angebot erstellen kann.

Und so geht es:

1. Aufgaben, Ziele und Rollen mit einer Mindmap erfassen: Ich habe in den letzten Jahren einige der gängigen Mindmapping-Software auf dem mac ausprobiert, darunter MindManager,  Novamind und Freemind. Während die ersten beiden einfach zu teuer und für meine Bedürfnisse zu kompliziert sind, war Freemind sehr lange Favorit. Um meine Mindmaps in Merlin zu bekommen, benötige ich jedoch ein bestimmtes Export-Format (OPML).
   Am besten kommt damit Mindnode zurecht. Damit kann ich Mindmaps erstellen und als OPM-Datei exportieren. Ich habe mir Mindnode Pro (kostet 14,95 Dollar, also wirklich fairer Preis!) zugelegt, weil man damit im Gegensatz zur Basisversion auch Äste wieder einfalten kann. Außerdem ist Mindnode nicht nur nett gestaltet, sondern konzentriert aufs Mindmapping, ganz ohne Schnickschnack.Also, Mindmap erstellen, dann bei “Ablage” und “Exportieren” das Dateiformat “opml document” anwählen und die Datei speichern.
2. Mindmap in Merlin importieren und weiterverarbeiten: Der Import der Mindmap in Merlin ist denkbar einfach. Öffnen Sie eine neue Datei und ziehen Sie die opml-Datei einfach in das Merlin-Projekt. Merlin setzt dann die Mindmap in eine Projektstruktur um. Das geht übrigens auch zurück von Merlin zu Mindnode. Dazu muss das Merlin-Projekt als Freemind-Datei exportiert werden (Ablage -> Exportieren -> Mindmap). Merlin exportiert allerdings nur die Struktur, alle anderen Parameter wie Zeitschätzungen und co. gehen dabei verloren. Also besser eine grobe Mindmap mit Mindnode erstellen und dann in Merlin bleiben.
3. Ein Angebot mit Grandtotal erstellen: Für meine Angebote und Rechnungen benutze ich mittlerweile GrandTotal. Wenn man einmal seine Vorlagen für Angebote und Rechnungen erstellt hat, geht alles viel schneller. Oftmals stehe ich vor der Situation, dass ich vorher ein Angebot für ein Projekt zusammenstellen muss, aber nicht genau weiß, was ich alles machen werde und wie lange es dauern wird. Da passt die Kombination Mindnode-Merlin-GrandTotal sehr gut: Also, eine gute Struktur mit Mindnode erstellen, in Merlin packen, dort schon einmal grob vorplanen, um den genauen Zeitraum zu schätzen und dann die Aufgaben zu GrandTotal exportieren.Das geht in Merlin so: Ablage -> Senden an -> GrandTotal.
   In GrandTotal sollten Sie bereits “Angebote” und dann die Option “Positionen” aktiviert haben, dann schreibt Merlin die exportierten Aufgaben direkt ins Angebot rein. Einziger Schwachpunkt bisher: Merlin exportiert nur die Struktur, nicht die geschätzte Zeit. Das ist aber nicht so schlimm, denn das Angebot soll ja sowieso nicht so detailliert sein, das kann man dann noch händisch ändern.

Wenn ich mal mehr Zeit habe, dann erstelle ich zu den Schritten auch Screenshots – kann aber noch etwas dauern…

Arbeiten Sie auch mit den Programmen (oder mit ähnlichen Programmen), haben Sie sich auch so einen Workflow erarbeitet? Vielleicht können Sie mir ja in der Kommentarfunktion Ihren Workflow beschreiben, muss ja nicht so ausführlich sein.