Denn das vergisst man schnell bei all dem Produktionswahn: Die Systeme müssen einfach sein, damit sie gelebt werden, in Fleisch und Blut übergehen können. Da ist die Gefahr immer groß, dass man sich in die Produktionsfalle setzt, ein perfektes System zusammenstrickt, aber das Dokumentieren vergisst und noch plant, statt etwas zu bewegen. Deswegen ist es so wichtig, dass man wirklich wenig Tools benutzt und dabei bleibt. Okay, ein wenig Feilen darf man schon.

Wenig Tools: genau das ist aber gerade so schwierig. Denn wer an verschiedenen Rechnern sitzt und auch noch viel mobil unterwegs ist, braucht ein System, das die Texte und Tasks vernünftig synchronisiert. Als eingefleischter GTDer möchte ich auf jedem Gerät, sei es mein mac mini, mbpro, ipad oder iphone, tasks und Notizen eingeben können.

Wie geht das nun: Ich trenne tasks und Notizen. Meine tasks gebe ich noch immer in Things ein. Allerdings ist die Synchronisation über dropbox suboptimal und lässt mich auf die neue Version hoffen. Ich arbeite derzeit mit einer Beta-Version von Things, auf der die automatische Synchronisation in der cloud schon sehr zuverlässig funktioniert. Wenn die ipad/iphone-Version auch noch funktioniert, dann habe ich den Versuchungen widerstanden, Omnifocus zu kaufen. Ich habe es getestet, finde Omnifocus aber irgendwie zu “Overkill“. Da plant man mehr als man macht. Sicherlich ein tolles Tool für Control-Freaks. Aber nichts für mich.

Wie sieht nun mein Schreib-Workflow aus?

Manche Schreibprojekte schreibe ich direkt in Microsoft-Word, weil ich in eine bestehende Vorlage reinschreiben oder einfach nur etwas schnell redigieren muss. Für alle anderen Schreibprojekte setze ich auf die Apps nvAlt, Writeroom, Scrivener und ithoughts HD auf dem ipad:

• Notizen erstellen, sammeln mit nvAlt: Evernote ist ein Supertanker gegen nvAlt, einem fork von Notational Velocity. nvAlt ist ein einfacher Editor, der meine Textschnipsel als einzelne .txt-Dateien in meine dropbox legt. Schön unkompliziert. Wenn mir etwas einfällt oder ich etwas notieren will, dann rufe ich nvAlt mit einem shortcut auf und schon ist es im System.

• Längere Notizen/Blogs schreiben mit nvAlt/Writeroom: Da bleibe ich weiterhin in nvAlt, rufe aber für längere Notizen und erste drafts aus nvAlt die App Writeroom auf. Die war mal bei einem bundle dabei und ist ebenfalls schön minimalistisch. Hie schreibe ich meine Texte im multimarkdown -Format. Bin ich damit fertig, schließe ich Writeroom und habe den Text automatisch in meiner nvAlt-Sammlung. Writeroom ist also nur eine Art anderes Schreibmedium. Wenn es sich um einen Blogbeitrag handelt, dann exportiere ich den Eintrag einfach als html und veröffentliche den Eintrag.

• Größere Schreibprojekt mit Scrivener und ithoughts: Wenn ich non fiction-Stücke schreibe, dann bewege ich mich gerne in Strukturen. Ich überlege mir also eine Struktur, einen Einstieg, ein Mittelteil, mehrere Mittelteile, ein Ende. Dazu eignet sich Scrivener ideal, denn ich kann das Schreibprojekt in ganz kleine Stücke zerschneiden, so dass ich mich nicht überwältigt fühle und mich Schritt-für-Schritt, Absatz für Absatz durchbeißen kann. Bei strukturell anspruchsvolleren Projekten erstelle ich zunächst eine mindmap mit ithoughts auf dem ipad. ithoughts ist wahrscheinlich das einzige Programm auf meinem ipad, auf das ich nicht mehr verzichten mag. Die mindmap in ithoughts kann ich als OPML in meine dropbox exportieren und als komplette Struktur in meinem Scrivener importieren. Funktioniert gut. In Scrivener schreibe ich ebenfalls in multimarkdown. Wenn alles fertig ist, stelle ich alles zusammen und exportiere “multimarkdown to rtf“ (für Word). Auf diese Weise kann ich mich eine ganze Weile nur auf den reinen Text konzentrieren und muss nicht immer mit den Formatierungen herumärgern. Das kommt dann, wenn ich es für meine Kunden dann doch noch schöner in Word aufbereiten muss.

Welchen Workflow setzen Sie ein? Ich freue mich über Kommentare.

Leider leben wir noch nicht in dieser Idealwelt, denn obwohl Googlewave nun für alle zugänglich ist, muss man sich zunächst einen einen Google-Account einrichten, um zu waven. Das ist schon die erste Hürde. Dann stellt sich die Frage, wie man die Texte wieder aus der Wave herausbekommt. Darüber habe ich ja schon einige Beiträge vorher geschrieben. Wir leben nun mal in einer MS Word-Welt und so muss die Datei letztendlich auch formatiert werden.

Mein Best Practice sieht momentan so aus:

1. Ich schreibe meine Texte mit Googlewave und lade Teilnehmer zum Feedbackgeben ein. Innerhalb der wave prüfe ich auf Rechtschreibung mit der Rechtschreibprüfung in Chrome. Die bügelt schon was weg.
2. Schon zu Beginn lade ich den Ferry-Robot ein. Ferry synchronisiert meine Googlewaves automatisch mit Googledocs. Sicher ist sicher.
3. Bin ich mit den Inhalten in der Wave zufrieden, wechsle ich zu Googledocs. Hier schaue ich mir die Formatierung noch einmal an, denn Googlewave schlabbert da noch ein wenig, prüße es nochmals auf Lesefreundlichkeit und Rechtschreibung und exportiere es als .doc.
4. Leider ist der .doc-Export von Googledocs nicht besonders gut, deswegen muss ich zur Sicherheit doch noch MS Word öffnen. Wenn ich Headings vergebe, das mache ich ganz gerne für die Gliederung, dann kommen die in Word in kursiver Schrift raus. Außerdem wir in Times New Roman exportiert, ich benötige die Schrift aber in Arial. Das ändere ich in Word und dann geht es zum Kunden.

Bei manchen Kunden klappt dieser Flow leider überhaupt nicht, weil ich meine Inhalte in besondere Word-Templates schreiben muss. Bis ich alles aus dem unformatierten Word-Dokument aus Googledocs umformatiert hätte, würde einfach zu viel Zeit vergehen. Dann bleibt nur die Kombi Writeroom/Word oder Devonthink/Word. So richtig zufriedenstellend ist das alles nicht. Aber ich bleibe dran und berichte über die nächsten Erfolge.

Und man sollte nicht gleich mehrere Routinen gleichzeitig verändern: Früher aufstehen, jeden Tag einen Apfel essen, sporteln und 3 Liter Wasser trinken – wer das gleichzeitig versucht, wird es nicht hinbekommen.

Also, Beharrlichkeit und viel Geduld zahlen sich aus. Ich tippe nun ausschließlich mit dem Neo-Tastaturlayout und bin sehr zufrieden, dass ich dran geblieben bin. Das war nicht einfach und eine Weile bin ich immer wieder zurückgefallen in meine Vierfingertipptechnik. Gerade dann, wenn ich es eilig hatte, etwas in einer halben Stunde fertig haben musste. Nun kann ich mit Neo fast blind tippen und ich habe keine Sehnenbeschwerden mehr. Die lange Umstellung hat sich gelohnt. Ich bin noch immer nicht perfekt, schaffe aber immerhin zuverlässig etwa 40 Worte pro Minute.

Barfuß laufen im Allgäu – geht auch woanders

Und es lohnt sich auch in anderen Bereichen: Seit einigen Jahren möchte ich eine neue Lauftechnik lernen. Hier in Wangen kann man bekanntlich gut laufen. Manche nennen es “qi running“, andere “barefoot running“. Letztendlich geht es dabei um eine Verbesserung des Laufstils, um kraftsparender und für die Sehnen und Gelenke beschwerdefreier zu laufen. Dazu sollte man nicht auf den Fersen, sondern eher auf dem Vorderfuß landen und dann nicht aktiv abdrücken, sondern einfach den Schwung nutzen, die Beine hochnehmen, dabei ganz locker bleiben und dann die Beine wieder unter oder hinter dem Körperschwerpunkt aufsetzen.

Das funktioniert nur, wenn man sich etwas nach vorne neigt. Stellen Sie sich aber nun kein Klappmesser vor. Denn der Körper bleibt weiterhin gestreckt. Dazu gehört also Körperbeherrschung und vor allem ein guter Beckenboden. Meine Frau ist Hebamme, die könnte das mit dem Beckenboden viel besser erklären. Und es lohnt sich. Denn wenn Sie es schaffen, den Beckenboden zu aktivieren, das Becken leicht nach vorne und nach oben zu ziehen, dann geht alles einfacher. Nicht nur beim Laufen, Stehen oder Sitzen, sondern auch im Alter.

Eine Lauftechnik umzustellen bedeutet, dass man von Null anfangen muss. Da helfen nicht die vielen Kilometer, die ich in den Jahren zusammengelaufen habe. Auch hier gilt: Ganz langsam starten, auch mal gehen und eine Weile nicht mit anderen laufen und sich ganz auf den neuen Stil einlassen. Schneller geht es, wenn Sie nur noch so laufen und nicht mehr in alte Muster zurückfallen. Ein Jahr braucht man dafür bestimmt. Aber das ist doch eine tolle Sache, wenn Sie dann langfristig beschwerdefrei und wahrscheinlich mit weniger Kraftaufwand schneller und länger laufen können.

Neue Routinen langsam kommen lassen

Und so ist es doch auch in der Arbeit: Zeit lassen, neue Routinen meistern. Momentan lese ich überall über den Produktivitätswahn. Einige Autoren schreiben nun auch dagegen, weil die Produktivitätsgurus einfach zu starre und komplizierte Systeme vorschlagen. Wer will das alles schaffen. Auch hier gilt, dass Sie mit Beharrlichkeit eher erfolgreich sind. Starten Sie doch mit Zero Inbox. Wenn Sie mit Ihrem Posteingang fertig werden, dann können Sie mit gtd oder zentodone oder einer anderen Produktivitätstechnik weitermachen. Auch hier gilt, dass Sie mit kleinen Schritten über einen längere Zeit besser fahren. Und es hilft auch, die Erwartungen runterzuschreiben. Wenn Sie zum Beispiel Neo lernen, dann machen Sie mehr Tippfehler. Schreiben Sie immer weiter. Irgendwann werden die Tippfehler so „klein”, dass Sie nur noch eine Rechtschreibprüfung drüberlaufen lassen müssen.

Wenn Sie auch eleganter laufen oder tippen wollen, dann finden Sie hier mehr:

• Qi Running
• Laufen in der Natur (in Wangen)
• Neo
• Zero Inbox
• Gtd
• Zen to done

Koordinieren und managen sind natürlich recht kalte Worte, die aber die sozialen Netzwerke ganz gut beschreiben, denn wir bekommen einen Einblick in das Leben eines anderen Menschen, der auf meiner Freundesliste ist, doch irgendwie bekommen wir nur die Unverbindlichkeiten mit. Meistens reicht ein Telefonanruf oder eine persönliche E-Mail um herauszufinden, dass das Leben auf Facebook nichts mit dem tatsächlichen Leben zu tun hat.

Für mich steht fest, dass lokale Freundschaften natürlich unschlagbar sind. Ich könnte meine Freunde um 10 Uhr abends anrufen und noch ein Bierchen trinken gehen, wenn ich etwas wichtiges zu besprechen hätte, ich würde meine Freunde ohne Murren sonntags um 6 Uhr von Flughafen abholen. Wer von meinen Facebook-Freunden würde das machen? Geschweige davon, dass die ja alle irgendwo anders sind.

Das Facebooken ist ein netter Zeitvertreib, aber mehr nicht. Und ich merke, dass nur noch ein harter Kern meiner Facebook-Freunde so regelmäßig wie früher über ihr Leben berichten.

Vor einem Dreivierteljahr habe ich da noch anders gedacht und selber testweise mit Hierinwangen.de ein soziales Netz für meine Stadt gebaut. Leider basierte es auf einer stark Beta-Version von Buddypress und so hatte ich die ganze Zeit technische Probleme, die letztendlich das gesamte Projekt zum Stillstand gebracht haben. Aber ich habe meine Lehren daraus gezogen:

1. Lokale soziale Netzwerke sollte man besser im Sportverein, in Cafes, Kneipen und auf jeden Fall offline pflegen: Die technische Hürde ist anscheinend noch zu hoch, um sich regelmäßig online auszutauschen. Da hilft eine einfache E-Mail-Sammeladresse, um schnell einen Termin festzuzurren. Meistens reicht ein Telefonanruf.
2. Nur in großen Städten sind die Leute ständig online: In kleineren Städten ist das einfach noch nicht so. Auch hier ist das Telefon die Killeranwendung. Da braucht niemand ein Netzwerk, weil man ja seine Freunde sowieso trifft, auf dem Markt, im Einkaufsladen oder vor dem Bäcker.
3. Jeder will mitreden, aber nicht online. Das Modell des Bürgerjournalismus sehe ich momentan nicht mehr so enthusiastisch wie noch vor einem Jahr. Denn dazu braucht man Leute, die auch mitmachen wollen. Gerade in kleineren Orten, wo jeder jeden kennt und man einen Ruf zu ruinieren hat, trauen sich die wenigsten, etwas zu Papier oder online zu stellen. Das könnte ja falsch verstanden werden oder man muss sich schämen, wenn noch ein paar Rechtschreibfehler durchgerutscht sind. Die Hemmschwelle zum Mitmachen ist hoch. Am Ende machen entweder die mit, denen sowieso schon alles egal ist oder die Menschen, die ganz besonderes Interesse haben, um das Podium zum hemmungslosen Werben nutzen.
4. Lokale soziale Online-Netze kann man nur erfolgreich starten, wenn sich mehrere Gleichgesinnte zusammentun. Dazu braucht man mindestens zwei Anschieber, die Inhalte ranschaffen. Wenn man sich nur auf das Mitmachen der Besucher verlässt, kommt schnell in Qualitätsprobleme. Aber genau hier liegt die Kunst: Wie schafft man es, die Besucher so zu animieren, dass sie tatsächlich mitmachen? Es muss also so einfach wie möglich sein. Denn ansonsten ist es sehr mühselig, konstant Inhalte zu schreiben, ohne dafür eine lange Zeit Geld zu bekommen. Ideales Hobby für Idealisten.

Während ich nicht glaube, dass neue soziale Netzwerke eine große Chance gegen Facebook haben – denn es reicht ja schon, Facebook jeden Tag zu überwachen – denke ich schon, dass sich Netzwerke ganz gut für die Zusammenarbeit im Business eignen könnten. Ich knüpfe da an meinen gestrigen Eintrag an. Dazu hätte ich gern ein googlewave, das ich auf meinen Server packen könnte. Das gibt es ja schon, ist nur technisch sehr kompliziert. Oder ich könnte Buzz nutzen, um ganz gezielte Infos an ausgewählte Gruppen zu verteilen. Wenn das meine Nicht-Google-Freunde auch mitbekommen würden. Ich habe auch schon mal überlegt, eine Art Teamtwitter anzubieten, aber da müssen die Teilnehmer auch mitmachen.

Besser wäre es aber, wenn ich meine Dateien und Informationen immer in einem Dokument up-to-date halten würde. Dann müsste man nicht so viele E-Mails hinundherschicken. Wenn es dann Fragen geben würde, dann könnte der Fragesteller einfach einen Kommentar anbringen und ich könnte es beantworten. Und zwar direkt im Dokument. Wenn das dann erledigt ist, lösche ich einfach den Kommentar, räume auf, so dass ich immer eine aktuelle Version habe. Das habe ich auch mal mit subversion probiert, aber das erfordert auf der Seite des Kunden wieder zu viel Disziplin, Dateien aus- und wieder einzuchecken.

Wahrscheinlich würde es reichen, wenn man gemeinsam an einem Google doc arbeiten würde. Das hätte den Vorteil, dass gleich jeder mitmachen kann und eben kein googlewave-Konto braucht. Eine Registrierungs- und Anmeldehürde weniger. Ich benutze Google docs derzeit nur für die Excel-Variante, aber wenn Google doc auch einen Überarbeitungsmodus hat – so wie in Microsoft Word bekannt – dann könnte man das glatt mal probieren. Dann könnte ich mit meinen Kunden ganz konkret am Text arbeiten. Das ginge auch mit Zoho und auch mit Buzzword von Adobe. Gibt es das eigentlich noch?

Jetzt stellt sich die Frage, wozu ich googlewave sonst noch einsetzen könnte. Es ist gut für des gemeinsame Brainstorming, wenn alle Teammitglieder nicht nur die Gedanken in eine wave packen, sondern im nächsten Schritt auch strukturiert arbeiten können. Dann ist die wave unschlagbar und man könnte sich sehr viele Briefing-E-Mails sparen, bzw. Kommentare in der wave unterbringen. Was googlewave auch nach vorne bringen könnte wäre eine weitere Öffnung. Wenn ich eine wave so wie bei Google docs für nicht-Googler mit einer geheimen URL freischalten könnte, dann würde ich viele Wellen anstoßen. So starte ich immer mal wieder eine Welle, um Notizen zu sammeln. Das mache ich aber immer noch lieber direkt auf meinem Computer, entweder per Notizbuchfunktion in Devonthink oder in Form einer Aufgabe in Things. Ich überlege immer mal wieder Evernote mehr zu nutzen, aber da bei mir alles in Devonthink läuft, will ich nicht so viele künstliche Systeme einsetzen.

In den nächsten Wochen werde ich also mal probieren, für die Kommunikation mit meinen Kunden Google docs einzusetzen. Klar, ich prüfe ab, ob die das überhaupt wollen. Und wenn Google docs keinen transparenten Überarbeitungsmodus hat, dann kann man das sofort vergessen. Aber ich habe mir für die nächsten Monate auch vorgenommen, das Thema „Ökologie und Effizienz am Arbeitsplatz” anzugehen. Was kann ich in meinem Flow und im Umgang mit meinen Kunden verbessern, um Ressourcen und Zeit zu sparen, damit aber mindestens die selbe hohe Qualität zu bieten? Bedeutet das mehr telefonieren, weniger fahren? Wann muss man sich wirklich zusammensetzen, wann reicht ein Telefonat?

Und: Wie kann man so effizient zusammenarbeiten, dass der Kunde immer im Bilde ist und an jeder Stelle mitmachen kann, wenn er will? Da denke ich auch über ein Teamtwitter oder einen geschützten gemeinsamen Bereich auf meinem Server nach, auf dem man alles zum Projekt und die aktuellen Dateien findet. Das könnte eine Sammlung sein, es könnte aber auch eine googlewave sein. Obwohl, wenn selbst meine Techie-Freunde das noch nicht verstanden haben, wie soll ich es meinen Kunden erklären. Googlewave ist anscheinend noch zu frisch.

Viele E-Mails, die ich so tagtäglich schicke sind Status-E-Mails. Darin steht meistens das Gleiche: Ich bin fertig damit, hier habe ich noch eine Frage, das muss noch von jemand anderem gemacht werden. Dabei geht es immer um Aufgaben. Das müsste man doch auch zentral ablegen und aktualisieren können. Vielleicht mit dem Web-modul von Merlin? Oder in einem Google doc? Der Vorteil von E-Mail ist halt noch immer der „Push”. Da wäre beispielsweise Google Buzz ganz gut. Da kann ich ja Gruppen anlegen und private Einträge machen. Das setzt voraus, dass meine Kunden Buzz haben. Und auch da sehe ich schwarz, denn erstaunlich viele meiner Kollegen haben twitter immer noch nicht verstanden. Oder sind meine Freunde einfach zu alt? Oder bin ich etwa zu alt?

Wenn Sie also zufällig über diesen Eintrag stolpern. Welche Erfahrungen haben Sie denn gemacht, wie kann man die Kommunikation per E-Mail mit Hunderten von cc:s verschlanken, dass alles an einem Platz ist? Ich werde mir natürlich weiter Gedanken machen und weiter ausprobieren. Hin und wieder schreibe ich dann über die Zwischenergebnisse hier in diesem Blog.

Nach vielen Monaten bin ich nun schneller mit NEO als mit meinen 4,5 Fingern. Und: Ich habe keine Schmerzen in der Hand mehr, das Thema Carpal Tunnel Syndrome hat sich mit NEO erledigt, ich tippe ökonomischer als zuvor und ich kann nun ganz gut blind tippen, schaue umher, kann meinen Gedanken viel Raum geben, indem ich nicht mehr ständig auf den Bildschirm schaue und Worte während des Schreibens korrigiere (der Tod für jedes kreative Schreiben), sondern einfach loslasse und schreibe, mit Rechtschreibfehlern und vielen Quatschwörtern, die ich ja später wieder löschen kann.

Indem ich den internen Redakteur für eine kurze Zeit ausschalte, bekomme ich viel mehr Gedanken über die Tastatur in meinen Computer. Und ich bin schneller, habe dafür mehr Zeit für das Redigieren. Manche Texte schreibe ich noch immer sehr geplant, da ist die erste Version schon nah an der Abgabequaltät, andere Texte muss ich erst mal aufschreiben und dann strukturiere und redigiere ich. Solche Texte sind dann später viel lebendiger, denn ich lege mich nicht schon während des Schreibens in Handschellen.

Was mir geholfen hat, NEO zu lernen: Eine Verabredung mit mir, die ich täglich einhalte. Nur 20 Minuten am Tag schreiben. Einfach so schreiben, nicht auf Syntax oder Rechtschreibung achten, nichts mehr löschen oder korrigieren. Jedes geschriebene Wort gilt. Einfach schreiben, dem „monkey mind” freien Lauf lassen. Das  tut unglaublich gut. Bisher habe ich das mit dem WriteRoom oder Ommiwriter geschrieben.

Mit 750 Worten pro Tag Karma-Punkte sammeln

Nun habe ich eine gute Alternative gefunden, die sehr interessant aussieht. Und ich schreibe diesen Text auch damit: 750Words.com. Da loggt man sich mit seinem Facebook-Account ein und schreibt los. Jeden Tag 750 Worte oder mehr. Egal was, denn niemand sonst liest es. Wenn man überhaupt schreibt, dann bekommt man einen Punkt. Nennen wir es einen Karma-Punkt. Wenn man mehr als 750 Worte schreibt, dann bekommt man zwei Punkte. Wenn man dranbleibt und viele Tage hintereinanderschreibt, bekommt man noch mehr Punkte. Hört sich interessant, finde ich. Vor allem bin ich mal gespannt, ob die automatische Tagging- und Clusterungsfunktion auch für die deutsche Sprache funktioniert. Dann kann man aus dem Geschreibsel auch Muster erkennen.

Was mir an den 750 words auch gefällt: Ich kann ganz genau steuern, ob ich etwas nach außen geben will. Es gibt wohl eine Profilseite, auf der man genau sehen kann, wie viele Worte ich bisher geschrieben habe. Vielleicht kann ich das auch als badge oder als plugin auf meiner eigenen Website einblenden. Mal sehen. Auch hier bleibe ich dran und beschreibe meine Erfahrungen. Auch, ob man die einmal geschriebenen Worte auch verwalten und exportieren kann.

Warum sollte man jetzt noch ein neues Tastaturlayout lernen, ist das nicht Zeitverschwendung? Klar, die Eingewöhnung dauert und wer wie ich darauf angewiesen ist, Informationen schnell zu verarbeiten, bremst sich eine Weile ganz schön aus. Aber: Langfristig gesehen ist es eine gute Investition. Denn NEO ist viel ergonomischer, man kann damit länger, zunehmend schneller und vor allem entspannter und gesünder tippen. Ich glaube, dass wir noch sehr lange mit Tastaturen arbeiten werden und selbst wenn Spracherkennung mal besser funktioniert, dann entsteht daraus ja noch mehr Text, den man weiterverarbeiten muss.

Alternative Tastaturlayouts gibt es ja viele, aber nach langer Recherche habe ich mich für das Tipp-Abenteuer mit NEO entschieden. Die Gründe:

• NEO ist noch recht jung, aber die Entwicklung und die Community darum ist aktiv und engagiert. Wenn ich schon mühsam umstelle, dann will ich auch dabei bleiben.
• NEO hat einen wissenschaftlichen Ansatz: Zwar ist NEO überwiegend auf den deutschen Sprachraum ausgelegt, aber das ist okay. Die wichtigsten Buchstaben sind auf der mittleren Reihe angelegt, so dass meine Hände und Finger einen viel kürzeren Weg haben als auf der guten alten qwertz-Tastatur haben. Hier kann man alle Vorzüge lesen.
• NEO macht einen durchdachten und ausgereiftern Eindruck: Man muss sich einfach entscheiden und dabei bleiben. Wenn jetzt ein noch besseres Layout entwickelt wird, dann glaube ich nicht, dass es wesentlich besser wäre. Wichtig ist ja, dass man es richtig beherrscht.

Meine Eindrücke (und was ich beim nächsten Mal ändern würde)

• Je mehr man zwischen den Layouts wechselt, umso schwieriger wird es. Das passiert mir immer wieder: Ich tippe gemütlich mit NEO und dann kommt ein Anruf von einem Auftraggeber und es muss schnell gehen. Also wechsel ich zurück. Gerade jetzt sollte man aber seinen neuen Tipp-Talenten vertrauen. Es lohnt sich.
• Ich tippe immer noch nicht schnell genug, dafür immer sicherer. Gerade beim kreativen Schreiben ist es ja wichtig, den internen Redakteur auszuschalten, der immer sofort alles bewertet, umschreiben oder löschen will. Wenn man noch nicht so fit mit der neuen Tastatur ist, dann hat dieser Redakteur eine unheimliche Macht. Da hilft nur: schreiben, schreiben, schreiben, den Redakteur müde schreiben. Woanders heißt das monkey mind.
• Ein Tipp-Programm hilft: Ich empfehle das kostenlose Tipp 10 für den mac. Allerdings weicht das NEO-Layout dort etwas von der Version 2 ab.
• Dran bleiben: Ich habe in der letzten Zeit an vielen Projekten gearbeitet, da war mir NEO doch zu langsam. Was gut ist: Wenn ich viel mit NEO tippe, kann ich auch sofort wieder mit dem alten Layout tippen und auch umgekehrt kommt man in NEO erstaunlich schnell wieder rein – Voraussetzung dafür ist, dass man sich eine Weile mit NEO beschäftigt hat. Lesen Sie auch die Erfahrungsberichte anderer Umsteiger.

In einem der nächsten Beiträge werde ich genauer beschreiben, wie der Umstieg gelingt und worauf man dabei achten sollte.

Ich arbeite zunehmend mit der Projektmanagementsoftware Merlin (und ja: ich arbeite auf einem mac, also stelle ich hier auch nur mac-Software vor..) und da stellte sich schnell die Frage, wie ich denn meine erfassten Projektaufgaben in Merlin importiere und dann vielleicht daraus mit GrandTotal ein schön übersichtliches Angebot erstellen kann.

Und so geht es:

1. Aufgaben, Ziele und Rollen mit einer Mindmap erfassen: Ich habe in den letzten Jahren einige der gängigen Mindmapping-Software auf dem mac ausprobiert, darunter MindManager,  Novamind und Freemind. Während die ersten beiden einfach zu teuer und für meine Bedürfnisse zu kompliziert sind, war Freemind sehr lange Favorit. Um meine Mindmaps in Merlin zu bekommen, benötige ich jedoch ein bestimmtes Export-Format (OPML).
   Am besten kommt damit Mindnode zurecht. Damit kann ich Mindmaps erstellen und als OPM-Datei exportieren. Ich habe mir Mindnode Pro (kostet 14,95 Dollar, also wirklich fairer Preis!) zugelegt, weil man damit im Gegensatz zur Basisversion auch Äste wieder einfalten kann. Außerdem ist Mindnode nicht nur nett gestaltet, sondern konzentriert aufs Mindmapping, ganz ohne Schnickschnack.Also, Mindmap erstellen, dann bei “Ablage” und “Exportieren” das Dateiformat “opml document” anwählen und die Datei speichern.
2. Mindmap in Merlin importieren und weiterverarbeiten: Der Import der Mindmap in Merlin ist denkbar einfach. Öffnen Sie eine neue Datei und ziehen Sie die opml-Datei einfach in das Merlin-Projekt. Merlin setzt dann die Mindmap in eine Projektstruktur um. Das geht übrigens auch zurück von Merlin zu Mindnode. Dazu muss das Merlin-Projekt als Freemind-Datei exportiert werden (Ablage -> Exportieren -> Mindmap). Merlin exportiert allerdings nur die Struktur, alle anderen Parameter wie Zeitschätzungen und co. gehen dabei verloren. Also besser eine grobe Mindmap mit Mindnode erstellen und dann in Merlin bleiben.
3. Ein Angebot mit Grandtotal erstellen: Für meine Angebote und Rechnungen benutze ich mittlerweile GrandTotal. Wenn man einmal seine Vorlagen für Angebote und Rechnungen erstellt hat, geht alles viel schneller. Oftmals stehe ich vor der Situation, dass ich vorher ein Angebot für ein Projekt zusammenstellen muss, aber nicht genau weiß, was ich alles machen werde und wie lange es dauern wird. Da passt die Kombination Mindnode-Merlin-GrandTotal sehr gut: Also, eine gute Struktur mit Mindnode erstellen, in Merlin packen, dort schon einmal grob vorplanen, um den genauen Zeitraum zu schätzen und dann die Aufgaben zu GrandTotal exportieren.Das geht in Merlin so: Ablage -> Senden an -> GrandTotal.
   In GrandTotal sollten Sie bereits “Angebote” und dann die Option “Positionen” aktiviert haben, dann schreibt Merlin die exportierten Aufgaben direkt ins Angebot rein. Einziger Schwachpunkt bisher: Merlin exportiert nur die Struktur, nicht die geschätzte Zeit. Das ist aber nicht so schlimm, denn das Angebot soll ja sowieso nicht so detailliert sein, das kann man dann noch händisch ändern.

Wenn ich mal mehr Zeit habe, dann erstelle ich zu den Schritten auch Screenshots – kann aber noch etwas dauern…

Arbeiten Sie auch mit den Programmen (oder mit ähnlichen Programmen), haben Sie sich auch so einen Workflow erarbeitet? Vielleicht können Sie mir ja in der Kommentarfunktion Ihren Workflow beschreiben, muss ja nicht so ausführlich sein.

Es war laut und stickig im Zug, gleichzeitig überzog mich eine wohlige Ruhe. Endlich offline.

Offline sein – als “Information Worker” muss man sich das erkämpfen. Telefon aus? Dann könnte ja ein neuer Auftrag durch die Lappen gehen. Eine E-Mail wird nicht innerhalb von ein paar Minuten beantwortet? Der Auftraggeber will 24×7-Erreichbarkeit. So wird man zum “Information Slave”, zum Sklaven der Informationsgesellschaft. Es bleibt keine Zeit zum Nachdenken, zum Gegenprüfen, ob man eigentlich in die richtige Richtung läuft oder mit dem Kopf nach unten nur noch stur Aufgaben abarbeitet.

Deswegen: Öfter mal das Telefon ausschalten, E-Mails ignorieren, nicht erreichbar sein und raus an die frische Luft; Räume für neue Gedanken schaffen, die uns über den alltäglichen Wahnsinn heben und den Fokus auf das Wesentliche schärfen.

Oft lohnt sich diese “Kreativitätspause”, die ja keine ist, denn im Kopf surrt es meistens weiter. Ich habe immer einen kleinen Kugelschreiber und kleine Notizzettelchen in der Hosentasche. Kommt ein Einfall, schreibe ich es sofort auf. Das hätte ich schon früher machen sollen, viele gute Ideen sind so flüchtig. Sind ganz besonders gute Ideen dabei, wird mein Schritt immer schneller, es zieht mich nach Hause. Jetzt ist wichtig, einen Platz für die Ideen zu finden. Entweder gleich abarbeiten,  anstoßen oder die Zettelchen in die In-Box legen und die Aufgaben irgendwie weiterverarbeiten – möglichst in Ruhe.

Selbst meine Frau beschwerte sich; sie behauptet noch immer, sie würde meine wahren Gefühlsregungen nur über Facebook herausbekommen. Dabei bräuchte sie ja nur einen Raum weiter in mein Büro zu kommen…

Also gut, da ich herausgefunden habe, dass nicht Twitter und Facebook meine Produktivität bremsen, sondern ich selber, habe ich mich wieder angemeldet und schnell ein paar Statusmeldungen geschrieben. Ich bin also wieder drin. Kurz vor meinem Abgang aus Twitter und FB hatte ich noch ein paar Freunde gefragt, wie sie die Tools einsetzen. Das Ergebnis: Die meisten benutzen FB für private Meldungen und Twitter eher für internationale und berufliche Dinge (Danke, Roland und Karsten).

Karsten, traditionell schon der “Super-Networker”, benutzt auch noch Yammer, weil er es wahrscheinlich für irgendwelche Firmennetzwerke braucht.  Das wäre mir schon wieder alles zu viel. Außerdem funktioniert es nicht mit der Eventbox, die das twittern und facebooken (oder besser: das Stöbern in Facebook) sehr erleichtert.

Nur nicht zu viel Geschnatter: Twitter in WordPress, WordPress in Facebook

Hier im Blog lasse ich nur meine Twitter-Meldungen einziehen, in meinem Facebook werden dann die aktuellen Blog-Meldungen aus reinergaertner.de automatisch eingelesen. Für meine Twitter-Meldungen hier benutze ich das Twitter-for-Wordpress plugin, um meine WordPress-Blogs in Facebook einzulesen, nehme ich Wordbook. Ich hoffe, es funktioniert auch, denn mit diesem Blogeintrag möchte ich Wordbook testen (Anmerkung nach dem ersten Veröffentlichen: Es geht (noch) nicht.)

Es gibt ja auch die Möglichkeit, Twitter in Facebook zu integrieren, aber irgendwie sehe ich dafür keinen Grund. Das würde mein Facebook auch einfach zumüllen. Ich habe sowieso den Eindruck, dass die kurzen Twitterchen doch eher “white noise” sind. Aber: Über Twitter lassen sich ja auch Eintragungen im Blog featuren, das macht dann wiederum Sinn, nicht nur in Google, sondern auch über die Twitter-Suche gefunden zu werden.