Jeder hat so seine eigene Strategie, um mit E-Mail und den damit verbundenen Aufgaben umzugehen. Seit ein paar Jahren verarbeite ich meine verschiedenen “nächsten Schritte” nach der “Getting Things Done“-Methode (gtd) von David Allen. Jede Information, die ich benötige, um etwas anzuschieben oder zu bearbeiten, landet bei mir letztendlich mit den entsprechenden Tags in things, die Dokumente in Devonthink. Mit beiden Programmen bin ich sehr zufrieden und zahle dafür auch gerne.
Wie sieht nun mein täglicher Workflow aus:
- googlemail – hier kommt alles rein und raus: Seit einer Weile pflege ich mein gmail ganz brav. Am Ende des Tages ist die Inbox immer leer, weil ich unwichtige E-Mails sofort lösche, kurze E-Mails sofort beantworte (wenn es in 2 Minuten geht) oder ansonsten in meinen “Beantworten”-Ordner verschiebe und später rangehe.
- things – mein zweites Gehirn: Ergeben sich in den E-Mails ToDos für mich, gebe ich das sofort per Shortcut an things und archiviere die E-Mail oder schiebe sie auch in den “Beantworten”-Ordner in googlemails. Manchmal kopiere ich mir auch auch noch den Inhalt der E-Mail in things. Sind Dokumente angehängt, speichere ich die Dokumente in meinen “Eingang”-Ordner auf der Festplatte.
- Devonthink – Sammelstelle für Dokumente: Hier sammle ich eigentlich alle wichtigen Dokumente. Ich habe zwei Datenbanken: eine Datenbank für Referenzmaterialien und eine für mein Unternehmen. Alle Dateien, die ich von googlemail in meinen “Eingang”-Ordner auf der Festplatte gespeichert habe, ziehe ich sofort in den Devonthink-Eingangsordner. Die Dokumente bearbeite ich dann entweder in Devonthink weiter oder ich öffne das Dokument in Pages. Bearbeitete Dokumente, neue Versionen speichere ich in der “Outbox” auf meiner Festplatte. Von dort verschicke ich die Dokumente. Am Ende des Tages verschiebe ich alle Dokumente der Outbox in mein Devonthink und lösche die alten Versionen (denn die brauche ich in 95% der Fälle nicht mehr – und selbst, wenn, die Dateien liegen ja noch irgendwo im googlemail).
- Finger weg von den E-Mails – loslassen und arbeiten: Jetzt schaue ich für einige Stunden nicht mehr in googlemail rein. Das ist wichtig, denn sonst bekomme ich meine Arbeit nicht geschafft. In der Regel öffne ich mein googlemail nur etwa 4 Mal pro Tag: morgens, dann um 10 Uhr, 13 Uhr, 17:00 – dann räume ich meinen Eingangsordner auf (starte also wieder mit Schritt 1). Klar, E-Mails verschicke ich den ganzen Tag über, dann aber mit dem Apple Mail, das so eingestellt ist, dass es nur E-Mails verschickt, aber nicht nach neuen E-Mails prüft.
Den ganzen Tag über arbeite ich also meine “nächsten Schritte” ab, meistens gebündelt nach Projekten. Wobei ich mir pro Tag drei Aufgaben aufschreibe, die ich bis zum Ende des Tages unbedingt schaffen will, ganz unabhängig von den Deadlines, die ich bekomme oder die ich mir selbst auferlege. Meine verbrachte Zeit tracke ich mit TimeLog, das zusammen mit GrandTotal eine Supererleichterung für meine Rechnungsstellung ist. Eine sehr empfehlenswerte Kombination.
Sieht bei mir ähnlich aus. Nach einigen Monaten des Probierens bin ich mit einem ähnlichen System unterwegs. Meine Werkzeuge sind iCal (aber alles Google Kalender, welche ich mit calaboration in iCal als bearbeitbar vorliegen habe). Mail und DEVONthink sind auch mein Gespann der Wahl. Ich nutze hier die Pro Office Variante wegen der OCR-Scan Funktion. Googlemail wird irgendwann die nächste Option sein. Mir gefällt die Idee von Dir, Mail nur im “Send” Modus laufen zu lassen. Things hatte ich einige Zeit probiert, bin dann aber zu OmniFocus gewechselt. Das hat zwar eine höhere Lernkurve, bietet aber m. E. bessere Syncoptionen zwischen verschiedenen Macs und iPhone. IN und OUT Ordner befinden sich auch bei mir im Finder und in DEVONthink. Ich denke, dass so ein System immer möglichst einfach bleiben sollte, sonst ist man wieder schnell davon ab.
iCal und GoogleCal wollte ich mir für die nächste Folge aufheben! Geht bei mir genauso.
Ich habe aber kein iphone, sondern “nur” ein Blackberry, weil ich unterwegs eingentlich nur wissen will, ob ich eine wichtige E-Mail bekommen habe und reagieren muss. Mehr brauche ich nicht. Ich gehöre zu denjenigen, die gerne auch mal das Telefon einfach ausschalten.
Sieht so aus als hätten wir echt ähnliche Systeme: Devonthink habe ich auch als Pro-Version (mit Snapscan für Papier) und meine In- und Outboxen sind ebenfalls auf dem Dektop (und sonst befindet sich darauf gar nichts!). Benutzt Du noch Evernote und so was? Meistens benutze ich für kleine Notizen auch things oder eben Quicksilver und Notepad. Aber so schlank ist das noch nicht.
Für Notizen benutze ich meistens den OmniOutliner (Ich weiss, ich bin irgendwie Omnigroup-abhängig
Aber Outlines helfen mir am besten meine Notizen zu strukturieren. Den habe ich auch schon seit Jahren in Gebrauch. Ab und an mal etwas anderes probiert, aber immer wieder beim OmniOutliner gelandet.
Evernote hab ich mir mal angesehen und ein wenig mit rumgespielt, aber relativ schnell gemerkt, dass es nichts für meine Art der Organisation ist. DEVONthink bedient meine Anforderungen schon recht vollständig. Ich nutze einige Appleskripte zum schnellen Importieren vom Browser nach DEVONthink. Die starte ich mit LaunchBar (ähnlich Quicksilver). So ist der Import auch sehr unaufwendig. Im neuen LaunchBar kann ich jetzt auch meine Termine in iCal per Shortcut erstellen. So wird das ganze System im Laufe der Zeit immer einfacher zu bedienen.
Launchbar, hab ich gar nicht dran gedacht. Danke für den Tipp. Bin recht zufrieden mit Quicksilver. Aber gute Idee, die Apple Scripts mit LB oder auch Quicksilver zu starten und weiter zu automatisieren. Werde ich mal ausprobieren. Viele Nutizen sind ja sowieso mit Aufgaben verbunden und dann gehören die sowieso in things.
Am besten wäre es aber, wenn ich mit Quicksilver eine kurze Notiz anlegen könnte und die würde dann direkt in den globalen Eingang von Devonthink zur weiteren Verarbeitung gehen. Das wäre ideal, denn jedes kleine Progrämmchen mehr macht alles viel komplizierter. Genau deswegen benutze ich ja auch nicht Evernote.
Thomas, super Tipp. Probiere ich mal aus. Danke!
Launchbar hat noch weitere Vorteile. Die betreffen hauptsächlich die Suchfunktion verschiedener Webseiten.
Annähernd jede Webseite mit einem Suchfeld kann von LaunchBar “bescripted” werden. Eine Suche mit irgendeinem Suchbegriff direkt auf einer Website starten, die Adresszeile der Ergebnisseite in die Zwischenablage kopieren.
Zu Launchbar wechseln und dort ein neues Suchset anlegen und als Adresse die Zwischenablage einfügen. Danach den vorangegangenen Suchbegriff in der Adresse gegen ein “*” austauschen und das Suchset abspeichern. Shortcut in Launchbar für die Suche definieren und nach Aufruf des Shortcuts erscheint ein Suchfeld in der Launchbarleiste und man kann den Suchbegriff direkt eingeben > Enter drücken und LB bringt einen direkt auf die Ergebnisseite im Browser. Sehr cool zum schnellen Abfeuern eines Suchbegriffes auf mehreren Webseiten.
Pingback: Mindnode, Merlin, GrandTotal: Mein Workflow (2) - Reiner Gärtner
Super Bericht! (Auch der 2. Teil)
Mein workflow sieht ähnlich aus, wobei ich gerade mit Things experimentiere.
Ich weiß noch nicht, ob es so praktikabel ist, da man keine Erinnerungen in iCal eintragen kann.
Aber das mit dem Shortcut direkt in Things wusste ich noch nicht, das ist interessant.
DT ist wirklich sehr mächtig und ich habe vor einigen Monaten angefangen alle Projekte nur noch in DT zu verwaltn.
Dazu erstelle ich automatisiert eine Ordnerstrukrur in der alle Daten zu einem Kunden/Projekt gespeichert werden.
Darunter sind Angebote, Rechnungen, Sämtliche Emails,Verträge, original-Material vom Kunden und Hinweise/Texte.
Kommt eine neue Email vom Kunden, wird diese aus Mail heraus direkt in DT in den entsprechenden Kundernordner importiert.
Ebenso die gesendeten.
So halte ich meine Email Ein-und Ausgänge weitgehendst sauber.
Ist ein Projekt dann abgeschlossen kommen alle Arbeitsdaten (Bilder, Qellcode usw) auch in DT und werden von der Festplatte gelöscht damit ich nicht alles doppelt und dreifach herumliegen habe.
Auf diese Art kann ich jederzeit für jedes Projekt alles nachvollziehen.
Ein gutes Backup natürlich vorausgesetzt
Bin nur noch am Tüfteln, wie ich am Besten eine ToDo Liste mit DT realisiere, damit ich nicht nochmal eine Software benötige…
zur ToDo-Liste mit DT: wird wahrscheinlich erst was, wenn DT, endlich mal mit tags umgehen kann. Aber ich bin mit things wirklich sehr zufrieden – eben auch, weil es so einfach ist. ToDo-Listen mit DT wäre vielleicht too much.
Nun man könnte doch mit DT seine Projektbezogenen ToDos im jeweligen Projektordner speichern.
Eben eine Textdatei erstellen und den Status anzeigen lassen.
Mit den intelligenten Ordnern kann man dann z.B. alle ToDos auf einmal anzeigen lassen.
Das einzige Manko ist eben, daß man die ToDos nicht als Aufgaben in iCal importieren kann und andersherum, oder ginge das mit AppleScript?
Wäre sicher interessant.
Ich habe mit Things nun gekauft da ich eben meine ToDos mit iCal abgleichen kann und somit auch die im Handy eingegebenen Aufgaben nach dem Sync in Things habe. Das ist mir wichtig.
Das schöne an Things ist, daß ich Aufgaben Monate im Voraus eintragen kann welche dann entsprechend am Termin erscheinen. Schaue ich mir iCal an, dann stehen da alle ToDos drin, auch wenn Sie z.B. erst am Jahresende anfallen, was ich sehr unübersichtlich finde…
mir reicht es, in ical meine todos anzeigen zu lassen, die an diesem Tag fällig sind. Alle anderen Termine gehören sowieso eher in ical und nicht in things. Ich hab das klar getrennt. Termine sind Termine und der Rest eben Aufgaben. Hast Du mal die neue Inbox im Finder aus dem neuesten Update von DT probiert? Daraus ergeben sich interessante Möglichkeiten. Schreibe ich demnächst mal drüber. Todo-Liste mit DT wäre prima, da müssen wir wohl mal die Version abwarten, mit der man vernünftig taggen kann…