Wie viele E-Mails rauschen gerade in Ihren Posteingang, während Sie das hier lesen? Ploppt ein kleines Fenster auf, klingelt etwas, wenn Sie eine neue E-Mail bekommen haben? Wie oft haben Sie inzwischen schon nach E-Mails geschaut, lesen Sie überhaupt noch – oder habe ich Sie jetzt schon verloren?
Legen Sie sich einmal ein Blatt Papier neben Ihren Computer und führen Sie eine Strichliste: Wie oft prüfen Sie am Tag nach E-Mails, wie oft springen Sie von der produktiven Arbeit ins E-Mailprogramm? Wenn Sie am Ende des Tages einen komplett vollgekritzelten Zettel haben, dann habe ich für Sie eine gute Nachricht: Sie können sich eine Menge Zeit sparen, wenn Sie sich nicht mehr von Ihrem E-Mailprogramm beherrschen lassen, sondern selber entscheiden, wann Sie E-Mails lesen und wann Sie E-Mails beantworten. Sie müssen nicht sofort antworten – auch wenn das jemand von Ihnen erwartet. Lassen Sie sich nicht in eine ungesunde Dynamik drängen.
Drängler abperlen lassen
Nicht drängen lassen – geht das denn überhaupt noch? Wer als “Knowledge Worker“ fast den ganzen Tag am Computer sitzt, prüft meistens durchgehend E-Mails. Bloß nichts verpassen oder den Eindruck vermitteln, dass wir am Schreibtisch eingeschlafen sind. Wir zeigen der Welt, dass wir da und dran sind. Wir schreiben E-Mails. Ständig.
Doch müssen wir wirklich nach dem Aufstehen noch vor dem Zähneputzen nach neuen E-Mails suchen? Ich glaube nicht. Sie denken nur, dass das jemand von Ihnen erwarten würde. In Wahrheit erwartet das niemand von Ihnen. Und selbst wenn: Warum sollten wir immer pflichterfüllt befolgen, was andere von uns erwarten. Vielleicht sollten Sie auch einmal überprüfen, was Sie von anderen Menschen erwarten?
Mit Monotasking die E-Mailflut in den Griff bekommen
Wie wäre es, wenn Sie am Tag nur noch vier Mal nach neuen E-Mails prüfen würden? Hört sich zu ambitioniert an, geht nicht? Probieren Sie es doch einmal (wirklich probieren. gleich Heute Abend) :
- Wir starten abends um 18 Uhr: Idealerweise haben Sie Ihren Posteingang komplett aufgeräumt (Stichwort “Zero Inbox“, ein anderes Thema) und wissen, wem Sie wann und warum noch eine E-Mail schreiben (noch ein weiteres Thema: Leben Sie nicht in Ihrem Posteingang, sondern arbeiten Sie lieber mit einem anderen System – auch dazu später mehr). Wer Ihnen jetzt noch schreibt, erwartet keine Antwort am selben Tag mehr. Würden Sie auch nicht, oder? Das kann also über Nacht so wie Sie gut schlafen, statt die ganze Zeit in Ihrem Kopf herumschwirren. Schließlich wartet das Abendessen auf Sie. Vielleicht auch eine Familie, die Sie gerne mit vollen Sinnen und Aufmerksamkeit hätte.
- Beginnen Sie den Tag vernünftig mit einem gesunden Frühstück. Ohne E-Mails. Warten Sie bis 10 Uhr. Erst dann starten Sie Ihr E-Mailprogramm. Warum? Weil die meisten Leute morgens ins Büro kommen und erst einmal E-Mails abarbeiten. Da erwartet niemand eine schnelle Antwort. Sie können hingegen bis 10 Uhr so viel wegarbeiten wie Sie nur können.
- Um 10 Uhr dürfen Sie Ihr E-Mailprogramm öffnen. Schreiben Sie sich das in Ihren Kalender: “15 Minuten E-Mails“. Mehr nicht. Löschen Sie alle E–Mails, mit denen Sie nichts anfangen wollen. Beantworten Sie alle E-Mails, die Sie sofort in 140 Zeichen oder 2 Minuten beantworten können. Den Rest schieben Sie woanders hin. Ich ziehe meine E-Mails von Sparrow in mein Things (arbeite auf dem mac). Jede E-Mail wird mit einer Aufgabe versehen (“Änderungen im Konzept einarbeiten: Kapitel 2“). Die Aufgabe verlinkt zur E-Mail. Sie beantworten dann nicht nur E-Mails, sondern lösen auch gleich Aufgaben. Das ist ein feiner Unterschied (auch für Ihre Bezahlung, sollten Sie nach Stunden- oder Tagessätzen bezahlt werden).
- Haben Sie gerade E-Mails aus Ihrem Postfach gezogen, die dringend und wichtig sind? Dann müssen Sie flexibel genug sein, um Planung über den Haufen zu werfen. Sie haben sich doch den Tag eingeteilt, oder? Lassen Sie sich aber nicht drängen. Es muss nicht nur dringend und wichtig für den Versender der E-Mail sein, es sollte auch für Sie wichtig genug sein. Ein Beispiel: Meine Eltern schicken mir eine dringende und wichtige E-Mail: “irgendwas stimmt mit skype nicht, es erkennt die Kamera nicht“. Das ist für sie dringend und wichtig. Kann gut sein, dass ich so unter Dampf bin, dass das für mich nicht gerade die wichtigste Sache der Welt ist. Das kann warten. Wenn aber Ihr Chef schreibt, dass Sie ihm unbedingt eine Powerpoint-Seite umschreiben müssen, weil er ansonsten seinen Job verliert – und er es wirklich ernst meint, sowas nutzt sich ab – dann helfen Sie. Wenn Sie wissen, dass er einfach nur ungeduldig ist und er die Powerpoint gar nicht so dringend braucht, dann arbeiten Sie lieber ab, was für Sie wichtig und dringend ist.
- Arbeiten Sie weiter. Kurz vor dem Mittagessen sollten Sie noch einmal nach E-Mails schauen. Zwischen 10 und 12 rasseln die meisten E-Mails ein. Vielleicht arbeiten Sie aber auch in einer Branche, in der früher oder später gearbeitet wird. Bei mir ist das so gegen 12:30 Uhr. 15 Minuten kurze E-Mails beantworten (manchmal reicht es auch, höflich den Empfang der E-Mail und den nächsten Schritt zu bestätigen: “Danke für die E-Mail, ich gehe das Thema am Freitag an“ – müssen Sie dann aber auch machen!) und längere E-Mails für die spätere Beantwortung markieren, wegschieben.
- E-Mails um 15:30 Uhr: Manche starten die Mittagspause früher, andere erst später. Bis 14–14:30 kann erwartet werden, dass Sie noch in Mittagspause sind. Mein Tipp wäre es, nicht zu spät in die Mittagspause zu gehen. Dann haben Sie mehr Ruhe zum arbeiten. Wer ab 14 Uhr im Büro ist, muss sich erst vom Mittagessen und dem Kaffee danach erholen und – was sonst – prüft E-Mails. Gehen Sie davon aus, dass erst ab 14:30/15 Uhr wieder E-Mails eintrudeln. Arbeiten Sie bis 15:30 Uhr, verschicken sie dann Ihre Ergebnisse oder Fragen und gucken Sie, ob Sie weitere dringende und wichtige E-Mails bekommen haben. 15 Minuten reichen. Jetzt ist auch eine gute Zeit.
- Gegen 18 Uhr öffnen Sie Ihr E-Mailprogramm ein letztes Mal. Wie oben schon gesagt erwartet niemand mehr Antworten. Voraussetzung dafür ist aber, dass Sie bereits über einen längeren Zeitraum vorgeben auch ein Leben außerhalb der Arbeit zu haben. Räumen Sie nun noch einmal auf (Zero Inbox), schreiben Sie sich die Aufgaben der E-Mails auf, beantworten Sie jetzt die längeren E-Mails. Das sollte aber trotzdem nicht länger als 30 Minuten dauern. Lassen Sie nun alles vorbeiziehen. Sie können nicht mehr eingreifen. Genießen Sie den Feierabend.
Beantworten Sie noch immer E-Mails oder sind Sie schon beim Abendessen?
Insgesamt haben Sie dann 1:15 Stunden für die Beantwortung und das Aufsetzen von E-Mails verbracht. Hört sich viel an? Dann zählen Sie mal die Striche auf Ihrem Zettel und nehmen diese Anzahl mal fünf. Und: Mit jedem Wechsel zum E-Mailprogramm und zurück verlieren Sie Konzentration und müssen sich wieder neu reindenken.
Na, wie oft haben Sie mittlerweile wieder Ihre E-Mails gelesen? Denken Sie daran, dass Ihre Arbeit nicht nach der Schnelligkeit Ihrer E-Mails bewertet wird, sondern eher nach Ihrem tatsächlichen Output. Versuchen Sie es einfach mit kleinen Schritten: Lassen Sie morgen Ihr E-Mailprogramm einfach bis 10 Uhr aus. Und das geht auch.