E-Mails erst ab 10 Uhr prüfen – und das geht auch

Wie viele E-Mails rauschen gerade in Ihren Posteingang, während Sie das hier lesen? Ploppt ein kleines Fenster auf, klingelt etwas, wenn Sie eine neue E-Mail bekommen haben? Wie oft haben Sie inzwischen schon nach E-Mails geschaut, lesen Sie überhaupt noch – oder habe ich Sie jetzt schon verloren?

Legen Sie sich einmal ein Blatt Papier neben Ihren Computer und führen Sie eine Strichliste: Wie oft prüfen Sie am Tag nach E-Mails, wie oft springen Sie von der produktiven Arbeit ins E-Mailprogramm? Wenn Sie am Ende des Tages einen komplett vollgekritzelten Zettel haben, dann habe ich für Sie eine gute Nachricht: Sie können sich eine Menge Zeit sparen, wenn Sie sich nicht mehr von Ihrem E-Mailprogramm beherrschen lassen, sondern selber entscheiden, wann Sie E-Mails lesen und wann Sie E-Mails beantworten. Sie müssen nicht sofort antworten – auch wenn das jemand von Ihnen erwartet. Lassen Sie sich nicht in eine ungesunde Dynamik drängen.

Drängler abperlen lassen

Nicht drängen lassen – geht das denn überhaupt noch? Wer als “Knowledge Worker“ fast den ganzen Tag am Computer sitzt, prüft meistens durchgehend E-Mails. Bloß nichts verpassen oder den Eindruck vermitteln, dass wir am Schreibtisch eingeschlafen sind. Wir zeigen der Welt, dass wir da und dran sind. Wir schreiben E-Mails. Ständig.

Doch müssen wir wirklich nach dem Aufstehen noch vor dem Zähneputzen nach neuen E-Mails suchen? Ich glaube nicht. Sie denken nur, dass das jemand von Ihnen erwarten würde. In Wahrheit erwartet das niemand von Ihnen. Und selbst wenn: Warum sollten wir immer pflichterfüllt befolgen, was andere von uns erwarten. Vielleicht sollten Sie auch einmal überprüfen, was Sie von anderen Menschen erwarten?

Mit Monotasking die E-Mailflut in den Griff bekommen

Wie wäre es, wenn Sie am Tag nur noch vier Mal nach neuen E-Mails prüfen würden? Hört sich zu ambitioniert an, geht nicht? Probieren Sie es doch einmal (wirklich probieren. gleich Heute Abend) :

  1. Wir starten abends um 18 Uhr: Idealerweise haben Sie Ihren Posteingang komplett aufgeräumt (Stichwort “Zero Inbox“, ein anderes Thema) und wissen, wem Sie wann und warum noch eine E-Mail schreiben (noch ein weiteres Thema: Leben Sie nicht in Ihrem Posteingang, sondern arbeiten Sie lieber mit einem anderen System – auch dazu später mehr). Wer Ihnen jetzt noch schreibt, erwartet keine Antwort am selben Tag mehr. Würden Sie auch nicht, oder? Das kann also über Nacht so wie Sie gut schlafen, statt die ganze Zeit in Ihrem Kopf herumschwirren. Schließlich wartet das Abendessen auf Sie. Vielleicht auch eine Familie, die Sie gerne mit vollen Sinnen und Aufmerksamkeit hätte.
  2. Beginnen Sie den Tag vernünftig mit einem gesunden Frühstück. Ohne E-Mails. Warten Sie bis 10 Uhr. Erst dann starten Sie Ihr E-Mailprogramm. Warum? Weil die meisten Leute morgens ins Büro kommen und erst einmal E-Mails abarbeiten. Da erwartet niemand eine schnelle Antwort. Sie können hingegen bis 10 Uhr so viel wegarbeiten wie Sie nur können.
  3. Um 10 Uhr dürfen Sie Ihr E-Mailprogramm öffnen. Schreiben Sie sich das in Ihren Kalender: “15 Minuten E-Mails“. Mehr nicht. Löschen Sie alle E–Mails, mit denen Sie nichts anfangen wollen. Beantworten Sie alle E-Mails, die Sie sofort in 140 Zeichen oder 2 Minuten beantworten können. Den Rest schieben Sie woanders hin. Ich ziehe meine E-Mails von Sparrow in mein Things (arbeite auf dem mac). Jede E-Mail wird mit einer Aufgabe versehen (“Änderungen im Konzept einarbeiten: Kapitel 2“). Die Aufgabe verlinkt zur E-Mail. Sie beantworten dann nicht nur E-Mails, sondern lösen auch gleich Aufgaben. Das ist ein feiner Unterschied (auch für Ihre Bezahlung, sollten Sie nach Stunden- oder Tagessätzen bezahlt werden).
  4. Haben Sie gerade E-Mails aus Ihrem Postfach gezogen, die dringend und wichtig sind? Dann müssen Sie flexibel genug sein, um Planung über den Haufen zu werfen. Sie haben sich doch den Tag eingeteilt, oder? Lassen Sie sich aber nicht drängen. Es muss nicht nur dringend und wichtig für den Versender der E-Mail sein, es sollte auch für Sie wichtig genug sein. Ein Beispiel: Meine Eltern schicken mir eine dringende und wichtige E-Mail: “irgendwas stimmt mit skype nicht, es erkennt die Kamera nicht“. Das ist für sie dringend und wichtig. Kann gut sein, dass ich so unter Dampf bin, dass das für mich nicht gerade die wichtigste Sache der Welt ist. Das kann warten. Wenn aber Ihr Chef schreibt, dass Sie ihm unbedingt eine Powerpoint-Seite umschreiben müssen, weil er ansonsten seinen Job verliert – und er es wirklich ernst meint, sowas nutzt sich ab – dann helfen Sie. Wenn Sie wissen, dass er einfach nur ungeduldig ist und er die Powerpoint gar nicht so dringend braucht, dann arbeiten Sie lieber ab, was für Sie wichtig und dringend ist.
  5. Arbeiten Sie weiter. Kurz vor dem Mittagessen sollten Sie noch einmal nach E-Mails schauen. Zwischen 10 und 12 rasseln die meisten E-Mails ein. Vielleicht arbeiten Sie aber auch in einer Branche, in der früher oder später gearbeitet wird. Bei mir ist das so gegen 12:30 Uhr. 15 Minuten kurze E-Mails beantworten (manchmal reicht es auch, höflich den Empfang der E-Mail und den nächsten Schritt zu bestätigen: “Danke für die E-Mail, ich gehe das Thema am Freitag an“ – müssen Sie dann aber auch machen!) und längere E-Mails für die spätere Beantwortung markieren, wegschieben.
  6. E-Mails um 15:30 Uhr: Manche starten die Mittagspause früher, andere erst später. Bis 14–14:30 kann erwartet werden, dass Sie noch in Mittagspause sind. Mein Tipp wäre es, nicht zu spät in die Mittagspause zu gehen. Dann haben Sie mehr Ruhe zum arbeiten. Wer ab 14 Uhr im Büro ist, muss sich erst vom Mittagessen und dem Kaffee danach erholen und – was sonst – prüft E-Mails. Gehen Sie davon aus, dass erst ab 14:30/15 Uhr wieder E-Mails eintrudeln. Arbeiten Sie bis 15:30 Uhr, verschicken sie dann Ihre Ergebnisse oder Fragen und gucken Sie, ob Sie weitere dringende und wichtige E-Mails bekommen haben. 15 Minuten reichen. Jetzt ist auch eine gute Zeit.
  7. Gegen 18 Uhr öffnen Sie Ihr E-Mailprogramm ein letztes Mal. Wie oben schon gesagt erwartet niemand mehr Antworten. Voraussetzung dafür ist aber, dass Sie bereits über einen längeren Zeitraum vorgeben auch ein Leben außerhalb der Arbeit zu haben. Räumen Sie nun noch einmal auf (Zero Inbox), schreiben Sie sich die Aufgaben der E-Mails auf, beantworten Sie jetzt die längeren E-Mails. Das sollte aber trotzdem nicht länger als 30 Minuten dauern. Lassen Sie nun alles vorbeiziehen. Sie können nicht mehr eingreifen. Genießen Sie den Feierabend.

Beantworten Sie noch immer E-Mails oder sind Sie schon beim Abendessen?

Insgesamt haben Sie dann 1:15 Stunden für die Beantwortung und das Aufsetzen von E-Mails verbracht. Hört sich viel an? Dann zählen Sie mal die Striche auf Ihrem Zettel und nehmen diese Anzahl mal fünf. Und: Mit jedem Wechsel zum E-Mailprogramm und zurück verlieren Sie Konzentration und müssen sich wieder neu reindenken.

Na, wie oft haben Sie mittlerweile wieder Ihre E-Mails gelesen? Denken Sie daran, dass Ihre Arbeit nicht nach der Schnelligkeit Ihrer E-Mails bewertet wird, sondern eher nach Ihrem tatsächlichen Output. Versuchen Sie es einfach mit kleinen Schritten: Lassen Sie morgen Ihr E-Mailprogramm einfach bis 10 Uhr aus. Und das geht auch.

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Investieren Sie lieber in Thermo-Unterwäsche statt in Wärmedämmung

Es gibt Menschen, die lieben es warm. Im Haus laufen sie barfuß herum und tragen nur T-Shirts, auch im Winter. Denn dann arbeitet die Heizung. Auf höchster Stufe, volle Pulle. Dementsprechend hoch sind auch die Nebenkosten, ist doch klar. Komfort ist teuer. Komfort ist aber auch Auslegungssache. Fragen Sie mal die Obdachlosen vor dem Tafel-Laden.

Den kältesten Winter meines Lebens habe ich in Australien verbracht: Draußen waren es 12 Grad. Drinnen aber auch. Durch die Fenster zog es so sehr, dass sich die Gardinen ständig im Luftzug bewegten, die Wände waren so durchlässig, dass wir unserer Nachbarin beim Fernsehschauen zugucken konnten. Dabei lebten wir nicht in einer Notunterkunft, sondern in einem netten Reihenhaus in Canberras Diplomatenviertel. Für Australier ist das ganz normal, dass man im Winter eben einen dicken Pullover anzieht und den kurzen Winter schon irgendwie überlebt.

Wer über das ganze Jahr subtropische Wärme wünscht, wird auch bei uns im Allgäu eher frieren: Unser Haus ist bis auf das Dach ungedämmt. Es zieht etwas durch die schönen alten Doppelglasfenster, so warm wie im Wellnessbad ist es nicht. Muss es aber auch nicht. Dafür gibt es bei uns mindestens so guten grünen Tee.

Wir bekommen unser Haus momentan nur einigermaßen warm. Aber das ist nicht schlimm, das reicht uns. Denn wir ziehen uns auch entsprechend an. Hausschuhe und dicke Pullover sind Pflicht. Wer von draußen bei –10 Grad unser Haus betritt, empfindet die 19 Grad im Haus als subtropisch. Zumindest eine Weile.

„Ihr solltet Euer Haus mal so richtig einpacken, komplett dämmen, dann müsst Ihr nicht mehr so viel zu heizen“, riet uns vor ein paar Tagen ein T-Shirtträger und stolzer Besitzer eines Niedrigenergiehauses. Gute Idee. Aber wer hat das Geld dafür, lohnt sich der finanzielle Aufwand, was ist mit den Schimmelproblemen bei gedämmten Wänden, von denen man immer wieder hört? Außerdem müssen wir jetzt erst einmal den alten Ölheizkessel entsorgen. Und überhaupt fühle ich mich in überhitzten und meistens schlecht belüfteten Räumen einfach nicht wohl.

Temperatur runter, mehr lüften, mehr raus gehen und warm anziehen

Dabei gibt es Alernativen: Wie wäre es, wenn Sie statt in eine teure Wärmedämmung in exklusive Thermo-Unterwäsche investieren? Ich meine das nur halbhumoristisch: Ein Grad Celsius weniger Raumtemperatur spart etwa sechs Prozent Heizenergie. Viele heizen auf bis zu 23 Grad hoch. Selbst wenn wir wollten, schafft unsere Heizung nur knappe 21 Grad, eher weniger.

Stellen Sie sich vor, Sie reduzieren von 23 Grad auf 18 Grad, dann hätten Sie fünf Grad eingespart, also nach der Milchmädchenrechnung von oben auch gleich 30 Prozent an Heizenergie gespart. Bei 3.000 Liter Heizöl, etwa 2.800 Euro, wären das 840 Euro! 18 Grad überleben Sie. Probieren Sie es mal aus (Tipp: unternehmen Sie vorher einen kräftigen Spaziergang).

Investieren Sie doch einfach in langlebige Thermo-Unterwäsche, in lange Unterhosen, Unterhemden und dicke Socken. Seit wir in diesem Haus leben, weiß ich auch das vormalig verschmähte Geschenk meiner Schwiegermutter aus Australien, die Ugg-Boots, zu schätzen. Es könnte natürlich sein, dass Sie weniger Besucher bekommen. Selbst das nicht: Backen Sie vorher einen Kuchen, die Küche ist garantiert wunderbar warm und duftet herrlich nach Apfelkuchen.

Wenn es um Heizung und um die Dämmung geht, dann reden wir schnell über Wirkungsgrade und Heizungskosten. Unabhängig vom Heizsystem können wir aber auch unsere Gewohnheiten anpassen. Das ist viel günstiger und gut für die Umwelt. Draußen ist es kalt. Dann ist es drinnen halt auch etwas kühler. Ziehen Sie sich einfach etwas wärmer an, gehen öfter raus an die frische Luft und hören nicht zu viel auf die T-Shirtträger und Warmduscher (okay, Warmduschen ist bei den Temperaturen natürlich erlaubt.). Denn der nächste Frühling kommt bestimmt.

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Cloud-Storage: Dropbox, Insync, iCloud – immer mal aufräumen

Langsam wird meine dropbox zu kein und ich überlege, ob ich upgraden sollte. Wahrscheinlich werde ich aber eher meine dropbox ausmisten (Dateien löschen oder in Devonthink ablegen). Denn ich habe nur aktive Dokumente in der dropbox, der Rest lagert auf Backups, die auf zwei Festplatten verteilt sind.

Gestern habe ich mal wieder insync ausprobiert: Mit insync kann ich den Google Docs-Speicherplatz nutzen. Ein 1GB ist kostenlos, meine Google Docs werden dafür auch mit meiner Festplatte synchronisiert. Mittlerweile bin ich aber von Google Docs abgekommen, weil ich vielen speziellen MS Word-Templates arbeiten muss, mit denen Google Docs einfach nicht umgehen kann. Natürlich habe ich trotzdem insync installiert und es funktioniert wirklich gut. Zumal der Speicherplatz viel günstiger ist (den kauft man bei Google – z.B. 20GB für 5 Dollar im Jahr). Da lohnt es sich, ein paar unkritische Sachen auszulagern.

Dann habe ich mir mal angeschaut, wer eigentlich hinter insync steckt. Auf der insync-Seite werden ein paar Milchgesichter aufgelistet, niemand von Google. Die sitzen in Singapur und Philippinen. Da frage ich mich natürlich, wie die ihr Geld verdienen? Die app kostest nichts und Google streicht das Geld für die Speichererweiterung ein. Positioniert sich insync als Aufkaufobjekt für Google oder rennen die irgendwann mal mit meinen Daten in insync weg (denn ich habe ja zugestimmt, dass insync Zugriff auf meine Google-Daten hat)? Irgendwie ist das schon ein wenig bedenklich und man sollte vielleicht wirklich nicht wichtige Sachen in die Cloud packen. Bei Apples iCloud mache ich mir momentan weniger Gedanken, aber ich synchronisiere damit ja auch “nur“ die Kontakte von einem mac zum anderen und schreibe zunehmend in den ical rein (mit timelog und mehreren macs funktioniert das prima). Der Rest bleibt bei mir. Und in Zukunft werde ich noch mehr bei mir behalten als jemals zuvor. Cloud storage ist schon praktisch, aber Sie sollten sich genau überlegen, wofür Sie das brauchen.

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9/11 vor 10 Jahren

Vor 10 Jahren klingelte morgens das Telefon in meiner Wohnung in Portland: Mein Kumpel Patrick rief an, er hörte sich irgendwie atemlos an: “Mach den Fernseher an, die Welt geht gerade in New York unter“. Hä? Ich hatte keinen Fernseher, nur einen Internet-Anschluss, Videos davon gab es nicht. Und ich musste eine Kolumne für die Internet Professionell fertig bekommen. Heute. Ich hatte ein anderes Thema geplant. Aber mir ging so viel durch den Kopf, dass während des Surfens diese Kolumne entstand (erschienen in der Internet Pro, die es ja leider nicht mehr gibt):


New York brennt, das Netz weint
Ja spinnst Du, beide Türme vom World Trade Center sind gefällt und im Pentagon klafft ein Loch, größer als der Schlund eines Wals? Ich konnte es nicht glauben. Unfassbar. Die Stimme am anderen Ende der Leitung japste angestrengt und überschlug sich vor Aufregung: Schalte deinen Fernseher ein, dann siehst du es, live in Farbe. Terror, das kann Krieg bedeuten.

Sie kennen den Rest, die unglaublichen Bilder, Menschen springen verzweifelt von Häusern, solide Klötze klappen zusammen wie Kartenhäuser; überall eine chaotische Melange aus Feuer, Rauch, Dreck, Beton, Tränen und zerfetzten Leichenteilen.
Was ist mit meinen New Yorker Freunden? Instinktiv der Griff zum Hörer. Das Telefonnetz an der Ostküste: tot. Meine Emails verwinden im Schwarzen Loch: nichts.

Ein paar Stunden später trudeln die ersten Emails aus New York ein. “Wir leben”, heißt es lapidar. Dazwischen Spam: Lebensversicherungen, Pornos, Börsentipps, Penisvergrößerungen. Ich denke an Janice. Sie hat sich nicht gemeldet. Endlich erwische ich den Anrufbeantworter. Sie trällert: Bin gerade nicht verfügbar. Wo ist sie? TV und Radio analysieren lautstark um die Wette.

Im Web stürzt alles zusammen. Die großen Zeitungen und Magazine sind dem Online-Ansturm nicht mehr gewachsen, kommen mit Notausgaben. Grafisch abgespeckt, dafür schneller. Guter Service, warum nicht immer so?

Manche Server sind völlig dicht. Selbst Google schreibt auf der Startseite: ‘Wenn Sie nach Neuigkeiten zu den Terrorattacken suchen, die aktuellsten Nachrichten bekommen Sie im TV oder Radio.’ Also, Radio an, nebenbei andere Web-Sites suchen. In den Diskussionsforen der verschiedenen Tageszeitungen geht es heiß her: Die Täter sind schon ausgemacht, die Sprache ist gewalttätig, Schuldzuweisungen, jeder ist plötzlich ein ‘Mittlerer Osten’-Experte. Grüße aus der ‘Peanut Gallery’. Mir wird schlecht. Ich ärgere mich über die unausgegorenen, aggressiven Postings und gehe offline.

Wie finde ich Janice? Das Telefonnetz ist noch immer überlastet. Sie wird sich schon melden, denke ich mir und bin wieder online. Inzwischen habe ich ein paar sehr gute Diskussionsgruppen gefunden. Also gibt es im Web doch noch vernünftige Menschen. Jede Diskussionsgruppe bekommt die Teilnehmer, die sie verdient. Im Fernsehen werden feixende Kinder gezeigt, die triumphal auf den Straßen Ost-Jerusalems tanzen. Die Macht der Bilder. In den Newsgroups wird sogleich versichert: Das sind nur Kinder, alle anderen weinen. Die sofortige Antwort darauf: Von wegen, Tod allen imperialistischen Amerikanern, wir feiern! Meine Nackenhaare stellen sich hoch, ich fühle blinde Wut, lähmende Apathie und Trauer.

Nun werden die ersten Augenzeugenberichte online gestellt. Ich lese drei der langen, emotionalen Beschreibungen. Dann verschwimmt alles in meinen Augen. Ich muss raus. Draußen scheint die Sonne, Vögel zwitschern, ein Eichhörnchen rennt mit einem Apfel im Maul den Baum hoch.

Einen Tag später noch immer keine Nachricht von Janice. Mache mir jetzt langsam Sorgen. Ich finde eine Liste der Verstorbenen im Netz. Zuerst schaue ich mir jeden Namen genau an. Dann verhärtet sich mein Zeigefinger auf der ‘scroll down’-Taste, die Namen verschmieren zu einer unlesbaren schwarzen Masse. Begraben unter Geröll. Die Bastards! Das FBI rückt an bei den ISPs und bringt ´Carnivore’, einen ‚Fleischfresser’ mit. Das System wird an den Server des ISPs gedockt, durchsucht sämtliche Emails und Messengernachrichten. Als ob Terroristen AOL benutzen würden. “You’ve got mail: von Osama666.” PGP ist bombensicher und ich bin mir sicher, Anonymizer sind auch inzwischen bei den langhaarigen Bombenlegern aus der Wüste bekannt.

Wie sehr wird nun unsere Freiheit eingeschränkt? Wie weit sind wir bereit, unsere persönliche Freiheit gegen die öffentliche Sicherheit auszutauschen? Amerika wurde mit Low-Tech, vermutlich Küchen- und Teppichmessern, Bombendrohungen bekämpft. Organisiert wurde es jedoch mit High-Tech, modernster Kommunikation. Die Terroristen benutzen die selben Kabel wie wir – und die USA lieferte die Technologie, um es so abhörsicher wie möglich zu machen.

Lässt sich so etwas wieder zurück drehen? Ich glaube es nicht, habe gerade aber auch keine klugen Lösungen. Nur dringliche Fragen. Janice hat sich noch immer nicht gemeldet.

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Mein Schreib-Workflow auf dem mac

Vor einer Weile schilderte ich hier meinen allgemeinen Workflow. Ich finde das ungemein spannend und inspirierend, tägliche Prozesse zu vereinfachen und dann gnadenlos einzuschleifen.

Denn das vergisst man schnell bei all dem Produktionswahn: Die Systeme müssen einfach sein, damit sie gelebt werden, in Fleisch und Blut übergehen können. Da ist die Gefahr immer groß, dass man sich in die Produktionsfalle setzt, ein perfektes System zusammenstrickt, aber das Dokumentieren vergisst und noch plant, statt etwas zu bewegen. Deswegen ist es so wichtig, dass man wirklich wenig Tools benutzt und dabei bleibt. Okay, ein wenig Feilen darf man schon.

Wenig Tools: genau das ist aber gerade so schwierig. Denn wer an verschiedenen Rechnern sitzt und auch noch viel mobil unterwegs ist, braucht ein System, das die Texte und Tasks vernünftig synchronisiert. Als eingefleischter GTDer möchte ich auf jedem Gerät, sei es mein mac mini, mbpro, ipad oder iphone, tasks und Notizen eingeben können.

Wie geht das nun: Ich trenne tasks und Notizen. Meine tasks gebe ich noch immer in Things ein. Allerdings ist die Synchronisation über dropbox suboptimal und lässt mich auf die neue Version hoffen. Ich arbeite derzeit mit einer Beta-Version von Things, auf der die automatische Synchronisation in der cloud schon sehr zuverlässig funktioniert. Wenn die ipad/iphone-Version auch noch funktioniert, dann habe ich den Versuchungen widerstanden, Omnifocus zu kaufen. Ich habe es getestet, finde Omnifocus aber irgendwie zu “Overkill“. Da plant man mehr als man macht. Sicherlich ein tolles Tool für Control-Freaks. Aber nichts für mich.

Wie sieht nun mein Schreib-Workflow aus?

Manche Schreibprojekte schreibe ich direkt in Microsoft-Word, weil ich in eine bestehende Vorlage reinschreiben oder einfach nur etwas schnell redigieren muss. Für alle anderen Schreibprojekte setze ich auf die Apps nvAlt, Writeroom, Scrivener und ithoughts HD auf dem ipad:

  • Notizen erstellen, sammeln mit nvAlt: Evernote ist ein Supertanker gegen nvAlt, einem fork von Notational Velocity. nvAlt ist ein einfacher Editor, der meine Textschnipsel als einzelne .txt-Dateien in meine dropbox legt. Schön unkompliziert. Wenn mir etwas einfällt oder ich etwas notieren will, dann rufe ich nvAlt mit einem shortcut auf und schon ist es im System.
  • Längere Notizen/Blogs schreiben mit nvAlt/Writeroom: Da bleibe ich weiterhin in nvAlt, rufe aber für längere Notizen und erste drafts aus nvAlt die App Writeroom auf. Die war mal bei einem bundle dabei und ist ebenfalls schön minimalistisch. Hie schreibe ich meine Texte im multimarkdown -Format. Bin ich damit fertig, schließe ich Writeroom und habe den Text automatisch in meiner nvAlt-Sammlung. Writeroom ist also nur eine Art anderes Schreibmedium. Wenn es sich um einen Blogbeitrag handelt, dann exportiere ich den Eintrag einfach als html und veröffentliche den Eintrag.
  • Größere Schreibprojekt mit Scrivener und ithoughts: Wenn ich non fiction-Stücke schreibe, dann bewege ich mich gerne in Strukturen. Ich überlege mir also eine Struktur, einen Einstieg, ein Mittelteil, mehrere Mittelteile, ein Ende. Dazu eignet sich Scrivener ideal, denn ich kann das Schreibprojekt in ganz kleine Stücke zerschneiden, so dass ich mich nicht überwältigt fühle und mich Schritt-für-Schritt, Absatz für Absatz durchbeißen kann. Bei strukturell anspruchsvolleren Projekten erstelle ich zunächst eine mindmap mit ithoughts auf dem ipad. ithoughts ist wahrscheinlich das einzige Programm auf meinem ipad, auf das ich nicht mehr verzichten mag. Die mindmap in ithoughts kann ich als OPML in meine dropbox exportieren und als komplette Struktur in meinem Scrivener importieren. Funktioniert gut. In Scrivener schreibe ich ebenfalls in multimarkdown. Wenn alles fertig ist, stelle ich alles zusammen und exportiere “multimarkdown to rtf“ (für Word). Auf diese Weise kann ich mich eine ganze Weile nur auf den reinen Text konzentrieren und muss nicht immer mit den Formatierungen herumärgern. Das kommt dann, wenn ich es für meine Kunden dann doch noch schöner in Word aufbereiten muss.

Welchen Workflow setzen Sie ein? Ich freue mich über Kommentare.

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Hurra, Google+ ist da

Na klar, dass ich muss ich doch auch ausprobieren. Meine aktuellen Gedanken dazu können Sie auf meiner Google Profiles-Site mitlesen. Demnächst schreibe ich dann hier meine Gedanken dazu. Jetzt muss ich erst mal ein wenig damit spielen…Mein erstes Gedanke: Google ist viel zu spät damit – mal wieder – und es wird unglaublich schwer, die kritische Masse zu bekommen, die Facebook schon hat. Das Layout von Google+ ist sauberer, aber sowas lässt sich schnell in fb nachziehen. Bin gespannt, ob Google nach Wave, Orkut und Buzz wieder auf einem toten Pferd reitet.

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Die neue Eingabe – per Mikrofon

Den folgenden Blogeintrag habe ich komplett diktiert. Um zu zeigen, dass es tatsächlich recht gut funktioniert, habe ich den Text genau so belassen wie ich ihn diktiert habe.  Es könnte also sein, dass es sich mitunter etwas schräg und holprig durchliest. Das ist so gedacht. Also keine Sorge, ich bin immer noch im Besitz meiner geistigen Kräfte.

Gute Journalisten schreiben so wie man spricht. Jedenfalls ist das der Ratschlag, um lebendige Texte zu schreiben. Natürlich reicht es nicht, so zu schreiben wie einem der Schnabel gewachsen ist. Dennoch, wer es schafft, komplizierte Zusammenhänge in einfacher Form aufzuschreiben, der hält seine Leser länger auf der Seite.

Seit bestimmt zehn Jahren verfolge ich nun die Spracheingabe per Mikrofon. So richtig konnte mich die Technik nicht überzeugen. Denn meistens musste man das System sehr lange trainieren, blödsinnige Texte vorlesen und dann funktionierte es trotzdem nicht. Ich verbrachte viele Tage damit, Systeme zu trainieren und dann doch wieder auf die Tastatur zurückzugreifen.

Da ich auf dem Mac unterwegs bin, gab es bisher keine vernünftige Lösung. Vor einigen Monaten probierte ich auf dem iPhone das DragonDictate aus. DragonDictate ist eine kostenlose Erb, die Schuhe richtig gut versteht. DragonDictate auf dem Ei von wandelt gesprochene Texte in Schriftform um.

Seit etwa zwei Wochen habe ich nun die neue Version von DragonDictate auf dem Mac. Und ich muss sagen: Das funktioniert hervorragend. Natürlich muss man sich daran gewöhnen, dass nun alles zählt, was man so erzählt. Ich finde es erstaunlich, dass das System so akkurat ist. Übrigens diktiere ich diesen Blog Eintrag nur mit dem Mikrofon. Bisher hat es kaum Fehler gemacht. Nur Denkfehler – also Fehler, die nicht vom System kommen, sondern durch eine falsche Ausdrucksweise meinerseits.

Man muss sich natürlich dran gewöhnen, nicht nur strukturiert zu denken, sondern das im Kopf erdachte auch tatsächlich flüssig und fehlerfrei herüberzubringen. Ärzte und Rechtsanwälte haben da natürlich einen großen Vorteil: Sie haben jetzt schon eine Sekretärin oder eine Sprechstundenhilfe, die das diktierte in Text umwandelt. Diesen Luxus hatte ich bisher natürlich noch nicht. Aber es ist eine gute Übung, ganz genau zu wissen, was man eigentlich schreiben möchte. Mein kreativer Schreibprozess ist normalerweise der folgende: ich weiß grob, worüber ich schreiben möchte, lege meine Hände auf die Tastatur und schreibe. Am Ende bin ich doch immer sehr erstaunt, was da aus meinen Händen geflossen ist. Vielleicht brauche ich noch einiges an Übung, doch die Eingabe per Mikrofon verläuft irgendwie anders. Das kann sicherlich daran liegen, dass ich es noch nicht gewohnt bin. Das ich meinen gesprochenen Worten weniger Trauer als dem geschriebenen Worten. Aber es ist eine sehr gute Möglichkeit, um eine erste Grobversion in den Computer zu bekommen. Die vielen Worte brauche ich dann nicht mehr zu tippen – einfach nur, um zu zeigen, dass es wirklich funktioniert. Das feine Redigieren kann ich dann natürlich immer noch mit der Tastatur erledigen.

Was auch noch sehr gewöhnungsbedürftig ist: Natürlich könnte man den Computer komplett per Sprachsteuerung steuern. Vielleicht bin ich noch nicht soweit, aber meine Hände laufen fast automatisch zur Tastatur, um eine Zu verändern oder ein, zusetzen. Trotzdem, die Technik ist jetzt so weit. Wenn es darauf ankommt, dann schreibe ich weiterhin mit der Tastatur, doch zunehmend beantworte ich meine E-Mails per Mikrofon. Das geht einfach viel schneller und es gibt auch keine Tippfehler mehr. Auf die Rechtschreibprüfung kann man trotzdem nicht verzichten. Denn manche Worte sind zwar richtig geschrieben, doch sind sie und müssen Geschrieben werden, oder irgendwas stimmt in den Satz nicht. Man gewinnt also sehr viel Zeit, indem man einfach darauf los redet, verliert aber etwas mehr Zeit, um sich noch einmal alles genau durchzulesen. Genau das mache ich nun einmal nicht, obwohl ich normalerweise jeden Text mehrfach durchlese bevor ich ihn abschicke.

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Traritrara, der e-Postbrief ist da!

Jetzt ist die Deutsche Post auch endlich in der neuen Zeit angekommen. Ich habe mich gerade für den e-Postbrief-Service angemeldet und bin mal gespannt, was ich damit alles machen kann. Man bekommt also eine E-Mailadresse @e-postbrief.de zugeteilt. Darauf kann man dann Briefe erhalten und damit auch Briefe (auch per Einschreiben) verschicken, die garantiert ankommen.

Ein e-Postbrief kostet 0,55 Euros (bis 20 MB – pack t die Post dann den Brief für mich in einen Umschlag, ist das autmatisiert, wie sieht es da mit dem Datenschutz aus?), eine Faxfunktion und SMS-Benachrichtigung ist kostenlos. Die genaue Auflistung der Kosten liegt hier. Hört sich wirklich interessant an. Ich warte also mal ab, wann ich von der Post meinen Zugangscode bekomme und berichte über meine Erfahrungen.

In der Zwischenzeit hänge ich mal einen Rohtext einer schon über 3 Jahre alten Kolumne für die Internet Pro (RIP) zum Thema und den damaligen Plänen von gmail.de an, die nun wohl einiges an Druck von der Deutschen Post spüren – oder aber den Schwung mitnehmen können. Mal sehen.

– anno 2007 –

Hybride E-Mails

Ein deutscher Jungunternehmer wetzt seine Hörner zunächst an Google. Danach ist dann die Deutsche Post dran.

Auf viele Geschichten und Marktentwicklungen stößt man nur per Zufall: Ein Kollege beschwert sich, dass ich auf seine E-Mails einfach nicht antworte. Ich habe aber nie E-Mails von ihm bekommen. Die Lösung: Er hat die E-Mails zwar an meine Gmail-Adresse geschickt, aber statt @gmail.com die Domain @gmail.de gewählt. Nanu, dahinter verbirgt sich ja gar kein Google-Mail. ((hier ein Satz gekürzt)

Offensichtlich hat es Google bei der Markteinführung von Gmail versäumt, auch gleich die deutsche Domain für den E-Maildienst zu bestellen – oder jemand war einfach schneller. In diesem Falle läuft die deutsche gmail-Domain schon seit über sieben Jahren unter der Flagge von Daniel Giersch. Der wollte sein Produkt zunächst „Giersch-Mail“ nennen, doch wer in China oder in den USA sollte sich einen solchen Namen merken, geschweige denn fehlerfrei schreiben? Es musste also ein anderer Name her, der auch schnell gefunden war, denn die europäischen Markenrechte sowie die Domains dafür waren noch frei: G-mail.

Giersch soll ganz schön empört darüber gewesen sein als Google Gmail vorstellte. Er wird sich aber auch die Hände gerieben haben: David gegen Goliath, in diesem Falle Googliath, das bringt die wertvolle „Öffentlichkeit“ für eine geräuschvolle Markteinführung. Und wer noch nicht mit einem ausgereiften Produkt konkurrieren kann, hetzt eben erstmal die Anwälte auf alle, die mit Gmail gleich das Produkt von Google in Verbindung bringen. Das erinnert mich an die weltfremden Abmahnungswellen gegen deep links, das fehlende Online-Impressum oder jetzt Abmahnungen gegen unvollständige Angaben in der Signatur von geschäftlichen E-Mails. Arbeitsbeschäftigung für gehorsame Juristen.

Auch bei G-mail gibt es für Juristen eine Menge zu tun. Schließlich will Google die Marke Gmail europaweit schützen, hat aber bisher schon zwei Niederlagen gegen Giersch kassieren müssen: zunächst vor dem Hamburger Landgericht und danach beim europäischen Harmonisierungsamt.

Wer steckt nun hinter dem deutschen G-mail? Ein findiger Geschäftsmann, der einen Rechtsstreit mit Google provoziert, um dann mit ein paar Milliönchen ruhig gestellt in die Frührente zu gehen – oder doch mehr? Das Unternehmen hat sich durchaus viel vorgenommen: G-mail will der erste hybride E-Mailtransporteur werden, der Briefe sowohl digital als auch in Papierform übermittelt. Die Zeit dafür ist günstig. 2008 soll das Briefmonopol der Deutschen Post fallen, die noch immer die Exklusivrechte für den Transport von Briefsendungen unter 50 Gramm hält.

Zusammen mit G-mail stehen viele in den Startlöchern. Schließlich ist der Markt lukrativ: Etwa 90 Prozent der Briefsendungen wiegen weniger als 20 Gramm, die Deutsche Post soll pro Woche etwa 300 Millionen Briefe versenden. Und ich dachte, niemand verschickt mehr Briefe. Der Trend geht weiter zur E-Mail, na klar, doch Papierbriefe wird es auch noch in 30 Jahren geben. Genau dort positioniert sich G-mail. Weltweit schwirren pro Tag etwa 60 Milliarden E-Mails durch die Kabel. Da könnte man doch auch Briefe per E-Mail losschicken und, falls gewünscht, dann am Zielort als Postbrief oder Fax ausliefern. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern vor allem auch – für mich momentan das Totschlagargument –  eine Menge Kerosin und Benzin.

Vor einigen Jahren war ich noch ein großer Freund von Konvergenz und von pfiffigen „All-in-one“-Lösungen in einem Gerät oder in einem Dienst. Doch mittlerweile bin ich da skeptisch: Wer alle bedienen will, wird seine Kunden letztendlich an die Spezialisten verlieren. Natürlich wäre es hilfreich, selber entscheiden zu können, mit welchem Medium ich meine Nachrichten in Papier-, Fax- und E-Mailform empfangen will. Ich würde mich für den E-Mail-Empfang entscheiden. Doch manches würde ich gerne auch weiterhin in Papierform bekommen. Zum Beispiel Rechnungen. In ziemlicher Regelmäßigkeit vergesse ich Online-Rechnungen auszudrucken, finde sie dann nicht mehr im Online-Archiv und bekomme Ärger von meiner Steuerberaterin.

In den USA findet die Seniorenmail „Presto“ regen Absatz: Da wird den Rentnern ein Drucker von HP ins Altenheimzimmer gestellt. Der Drucker wählt sich über ein eingebautes Modem automatisch ins Netz, zieht die E-Mails herunter und druckt sie dann auf Papier. Da kann man nur hoffen, dass die Senioren nicht zu viel Spam bekommen.

Früher waren die Wege klar: Eine E-Mail dauert ein paar Sekunden, ein Brief ein bis mehrere Tage und wer Faxe verschickt, ist sowieso ein Spießer. Wer mir einen Brief schreibt, erwartet nicht sofort eine Antwort. Bei E-Mails aber schon. In Zukunft wird jeder von Ihnen erwarten, dass Sie selbst auf Briefe innerhalb von wenigen Stunden antworten. Dann fällt nicht nur das Briefmonopol, sondern auch die letzte Bastion der Entschleunigung – wer dann auch immer den Brief in den Briefkasten wirft. Würde mich nicht wundern, wenn dann ein Briefträger mit einer farbigen Google-Uniform vor der Tür stehen würde.

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WM der Videostreams

Zwar ist die deutsche Fußball-Nationalmannschaft in Südafrika wieder „nur” – das ist ja allerhand – Dritter geworden, aber es hat sich in den letzten vier Jahren schon sehr viel getan. Die Mannschaft spielte besser und ich habe noch nie so viel gestreamt wie bisher.

Das ging schon beim Eröffnungsspiel los: Wir hatten eine Geburtstagsgartenparty und dachten uns, dass wir nebenrher auch das Spiel auf einem Fernseher anschauen würden. Unser Nachbar versprach uns seinen kleinen Fernseher, als er dann mit seinem Mini-Fernseher und seiner Riesenhirschgeweih-Antenne stand, mussten wir erst einmal herzlich lachen. So was gibt es noch? Das klappte natürlich nicht mehr, aus der Luft ließ sich kein Signal mehr fischen. Alles digital.

Was tun, wir wollten schließlich nicht die halbe Gästeschar in Richtung Wohnzimmer abwandern sehen. Ich hatte eine Idee: Vielleicht reicht mein WLAN und mein Repeater bis in den Garten runter? Das probierte ich und siehe da, wir konnten mein WLAN anzapfen und mit Zattoo (auf dem mac) das Spiel Südafrika gegen Mexiko gucken. Naja, oft gab es nichts zum Gucken, denn das Bild stand meistens, die Streamingkapazitäten waren erschöpft. Auch schaffte es der Ton aus Südafrika nur spärlich in unseren Garten. Das war noch nicht das Gelbe vom Ei. Beim nächsten Spiel zwischen Frankreich und Uruguay ließen wir dann RTL streamen, das ging schon besser, weil vielleicht weniger Leute das Spiel sehen wollten oder RTL mehr Bandbreite dafür hatte.

EM 2000 mit Streams und Pausengesprächen
Vor zehn Jahren war das noch komplett anders. EM 2000: Damals wurden noch keine Videostreams angeboten, aber ich war weit weg von der Heimat, die Amerikaner interessierten sich nicht für die EM-Spiele, also blieb nur das Internet-Radio. Ich hatte einen „house sitting job” für Freunde, musste also auf Haus und Katze aufpassen, durfte dafür an den Kühlschrank ran und das DSL anzapfen.

Vor zehn Jahren war das in den USA eine recht neue und nicht weit verbreitete Technologie. Also wählte ich BR5 und hörte die Radioreportagen, die sich sowieso viel spannender als die TV-Kommentare anhören und die Radioreporter einfach fitter sind, wirklich was leisten. In der Halbzeitpause kam aber keine Musik oder  die Nachrichten, sondern der Stream ging einfach weiter.

Der BR hatte den Stream nicht abgeschaltet und so konnte man mithören, was die Radioreporter so am Vortag machten, sie unterhielten sich recht privat über Spieler – „Ich weiß gar nicht, warum Du den Ballack gut findest” – und nach vielleicht 10 Minuten hörten sie dann aus dem Sendestudio, dass sie die ganze Zeit „on air” gewesen sind. Da sagte der eine Reporter, dass doch sowieso niemand zuhören würde und überhaupt wäre das doch alles nur ein teurer Quatsch. Das war vor zehn Jahren!

WM 2014 im Komplettstream
Teuer ist das immer noch, aber die WM hat gezeigt, dass die Streams doch gut genutzt werden, jedenfalls stand das Bild oft, die Qualität der Streams ist aber gleichzeitig auch immer besser geworden. Bei der WM 2006 habe ich noch kein Spiel gestreamt. Doch nun haben wir öfter meinen Laptop mit ins Schlafzimmer genommen und der Rest der zweiten Halbzeit gestreamt. Das ging gut.

2014 werden wir vielleicht nur noch streamen. Vielleicht hat dann das IP-Fernsehen das Satelliten- und Kabelfernsehen überholt. Das kann ja sein und dann wären wir nicht mehr so abhängig vom Fernseher. Ich glaube, dass aber auch dann niemand mit dem Handy fernsehen wird. 2006 hatten das die Mobilfunkfirmen probiert, dieses Mal auch. Hat wieder gefloppt, oder? Möglicherweise haben wir dann alle ein iPad und dann nehmen wir das iPad zum Fernsehgucken. Oder das iPad hat inzwischen einen eingebauten Beamer, mit dem wir das Bild dann an die Wand strahlen können. In vier Jahren kann da einiges passieren. Die Mannschaft wird dann noch besser spielen, die Goldene Generation Spaniens tritt ab und macht den Weg frei zum vierten Stern.

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In 10.000 Stunden blind schreiben

Seit einer Weile trainiere ich das blinde Schreiben. Das ist nicht einfach, denn ich habe früher mit dem berühmt berüchtigten Zweifinger-Adler-Suchsystem geschrieben. Das ging auch flott, vor allem dann, wenn ich unter Dampf stand. Aber nun schreibe ich ja bekanntlich mit meinem Neo-10–Fingerlayout, das geht besser, ich habe keine Hand- und Sehnenbeschwerden mehr und es geht immer glatter.

Wenn ich an besonders schwierigen Texten schreibe, dabei keiner Storyline abarbeiten muss, sondern einfach meinen eigeren Gedankengängen folgen darf – so wie jetzt -, dann schließe ich die Augen, lehne mich zurück und schreibe wie ein Klaviespieler sich auf seine Musik konzentriert. Ich habe das mal bei Brad Mehldau gesehen, damals im Yosihis Jazz Club im kalifornischen Oakland gab er ein Konzert und wenn man nur die Augen geschlossen hatte, dann hörte man die tollste und leichteste, aber gleichzeitig auch die komplexeste Jazzklaviermusik überhaupt. Aber wie sah Brad dabei aus? Als würde er auf der Toilette sitzen und hätte dabei einige Beschwerden. Wirklich. Er saß ziemlich angestrengt über seinem Klavier gebeugt, die Augen waren geschlossen, man sah förmlich die Arbeit, die er in sein Werk steckte, um daraus so wunderbare Klänge zu bekommen. Auf seinen CDs hört man diese Anstrengungen nicht, nur das Ergebnis. Weiterlesen

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